採用活動の課題解決ガイド！よくある課題とその解決策を網羅的に解説！

人材採用において、企業が抱える課題は実に様々です。応募者数が伸び悩む、選考プロセスでの離脱が多い、内定辞退が増加している―。これらの課題に対して「何から手をつければよいのか」と頭を悩ませる採用担当者は少なくありません。

特に近年は、労働市場の変化や働き方の多様化により、採用を取り巻く環境は一段と複雑になっています。従来の採用手法が通用しなくなる中、多くの企業が試行錯誤を重ねているのが現状です。

本記事では、採用活動で直面する主な課題とその解決策について、選考から入社後までのプロセスに沿って解説します。各段階での具体的な改善アプローチを通じて、より効果的な採用活動の実現を目指しましょう。

監修者情報

株式会社uloqo
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月株式会社uloqoを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

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なぜ今採用課題の解決が重要なのか

企業の成長と競争力維持には、採用課題の解決が欠かせない状況となっています。その背景には、労働市場を取り巻く様々な変化があります。

人材獲得競争の激化

採用市場では、少子高齢化による労働人口の減少が加速しています。厚生労働省の『一般職業紹介状況（令和5年3月分及び令和4年度分）』にもあるように、売り手優位は続いているため、「採用する側」の立場は一層シビアになっています。さらに、業界特有のスキルギャップも相まって、企業間の人材獲得競争は一層厳しさを増しています。

このような状況下では、従来型の採用手法だけでは優秀な人材の確保が難しくなってきました。企業は求職者に対して独自の魅力を発信し、人材の流出を防ぐための新たな戦略が必要不可欠となっているのです。

離職率の増加

近年の採用環境では、入社後の早期離職が深刻な問題となっています。働く人々の価値観は多様化し、柔軟な働き方や自己成長の機会を重視する傾向が強まっています。

こうした期待に応えられない企業からは、優秀な人材が次々と流出してしまう事態が起きています。組織の魅力を高め、社員の長期的な定着を実現するためにも、採用課題の解決は避けて通れません。

変化する働き方への対応

デジタル技術の発展は、私たちの働き方を大きく変えました。特にリモートワークの普及により、従来の勤務形態にとらわれない柔軟な働き方が求められています。このトレンドに適応できない企業は、採用市場での競争力を失うリスクに直面しています。

現代の求職者ニーズに応え、企業としての適応力を示すためにも、採用課題への取り組みは重要な意味を持ちます。

採用プロセスの効率化とコスト削減

採用活動には相当な時間とコストが必要です。しかし、採用課題が解決されていない状態では、その投資が十分な成果につながらないことも少なくありません。

デジタルツールを活用した効率的な採用プロセスの構築は、コスト削減だけでなく、採用の成功確率を高める有効な手段となります。

採用課題の特定方法

採用課題の特定方法について解説します。主に4つあります。

採用目標と現状の整理

まず、採用活動における「目標」と「現状」を整理することから始めます。これにより、現状を客観的に把握し、目標に向けた具体的な方向性を定めるための基盤を作ることができます。

採用目標の明確化は以下の要素を含みます。

現状把握は具体的に下記の作業を行います。

これらの情報を基に、現状を可視化し、採用目標と照らし合わせる準備を整えます。

目標と現状のギャップを抽出

次に、採用目標と現状の間にあるギャップを特定します。この段階では、目標達成に向けた課題を洗い出すことに注力します。

具体的なギャップの例は以下が挙げられます。

またギャップの算出にはデータ分析を活用することおすすめです。

ギャップが生じている原因を深堀

ギャップが明らかになったら、その背後にある原因を分析します。ここでは、問題の本質に迫るために、「なぜ」を繰り返し問いかける「5 Whys」や因果関係図などの手法を用いると効果的です。

原因の例は以下の3つが挙げられます。

このように、ギャップの背景にある「組織の課題」「市場環境」「プロセスの問題」など、多角的な視点から原因を深掘りしていきます。

原因解決に向けた課題を設定

最後に、明らかになった原因を解決するための具体的な課題を設定します。この課題が採用戦略の軸となるため、解決に向けたアプローチを明確にすることが重要です。

課題設定のポイントは以下の3つです。

採用課題の全体像【フロー別】

採用における課題は、一連のプロセスの中で様々な形で現れます。ここでは、募集から入社後までの各段階で発生する課題とその対策について、詳しく見ていきましょう。

募集における課題

募集段階では、応募者の「質」と「量」の両面で課題が浮上します。まず母集団形成において、単に応募者数を集めるだけでなく、求める人材像にマッチした候補者をいかに集めるかが大きな壁となっています。特に専門性の高い職種では、適切なスキルや経験を持つ候補者の絶対数が不足しがちです。

また、採用ターゲットの設定自体にも課題が潜んでいます。求める人物像が曖昧なまま採用活動を進めてしまうケースや、必要以上に高いスペックを求めすぎて母集団が極端に小さくなってしまうケースが少なくありません。

選考中の課題

選考プロセスでは、コスト、スピード、精度のバランスが大きな課題となっています。書類選考においては、増加する応募者数に対して、限られた時間で適切な評価を行う必要があります。しかし、選考基準が属人的になりがちで、評価者によって判断にばらつきが生じやすい状況です。

面接選考では、より課題が表面化します。まず、面接日程の調整に時間がかかり、その間に候補者が他社の選考に流れてしまうケースが増えています。また、面接官による評価の振れ幅が大きく、客観的な評価基準が確立できていない企業も多く見られます。さらに、複数回の面接を経るうちに、候補者の意欲が徐々に低下していくというジレンマも存在します。

内定後の課題

内定期間中は、候補者の心理変化への対応が最大の課題です。特に売り手市場においては、内定者が複数の内定を保持しているケースが一般的となっており、内定辞退のリスクが常につきまとっています。

また、内定から入社までの期間が長期化すると、モチベーションの維持が難しくなります。特に、コミュニケーションが希薄になりがちな状況では、候補者の不安や懸念が解消されないまま蓄積されていく傾向にあります。

入社後の課題

入社後は、早期離職という深刻な課題に直面します。特に入社後3ヶ月から6ヶ月の間での退職が目立ちます。その背景には、業務内容と期待値のギャップ、職場の人間関係、キャリアパスの不透明さなど、様々な要因が絡み合っています。

また、リモートワークが一般化する中で、新入社員の孤立化や帰属意識の希薄化という新たな課題も浮上しています。従来の対面を前提としたフォロー体制が機能しにくくなり、職場への適応がより困難になっているケースも散見されます。

「募集」における採用課題の解決策

募集段階での課題は、採用活動の成否を大きく左右します。募集において、多くが応募者の「量」「質」に課題を感じています。そこで、主に以下の３つのアプローチがこれらの解決に効果的です。

採用ターゲット明確化

まず、採用ターゲットを設定するためには、現状の分析が必要です。現状分析では、既存の優秀社員の特徴を把握することから始め、実際に業務で求められるスキルの特定を行います。また、組織文化に適合するための要件も整理し、求める人材の基盤を明確にします。

次に、ペルソナ設定に進みます。ここでは、ターゲットとなる人材の年齢層や経験値、スキルレベルを具体的に設定するだけでなく、志向性や価値観を明確にします。また、求職者が転職を希望する動機を予測し、企業と求職者のマッチングを高めるための基礎を築きます。

最後に、採用要件の落とし込みを行います。採用要件は、必須条件と歓迎条件に明確に分け、具体的な経験年数や必要な資格なども設定します。これにより、求める人物像が言語化され、採用活動の方向性がより具体的に示されます。

効果的な母集団形成

母集団形成を効率的に進めるためには、以下のような施策が効果的です。

社員リファラルの活性化では、リファラル報奨金制度を整備し、社内説明会を定期的に開催するとともに、紹介しやすい求人情報を提供します。また、ダイレクトリクルーティングを強化するために、LinkedInなどのプロフェッショナル向けSNSを活用し、スカウトメッセージのテンプレートを整備して、返信率の高い文面の分析と活用を行います。オウンドメディアの活用では、社員インタビューの定期発信や職場の雰囲気が伝わる動画コンテンツの制作、技術ブログ等による専門性のアピールを行うと効果的です。

採用マーケティング強化

採用マーケティングの強化における主な施策は以下の3点です。

ブランディング強化として、自社の強みの言語化、企業カルチャーの見える化、社員の成長ストーリーの発信を行います。次に、情報発信の最適化として、SNSプラットフォームの使い分けやコンテンツカレンダーの作成、エンゲージメント分析に基づく改善を実施します。最後に、応募者体験の向上のため、エントリーフォームの簡略化やスピーディーなフィードバック、選考プロセスの可視化に取り組みます。

「選考」における採用課題の解決策

選考における課題は、ざっくりと「無駄が多い」「優秀な人材の取り逃し」の2点です。せっかく多くの優秀な人材からの応募がきても、逃してしまっては元も子もありません。詳しく解説していきます。

採用フローの可視化と通過率の改善方法

採用活動を効果的に進めるには、選考フローの全体像を把握することが欠かせません。特に気をつけたいのが、各選考段階での通過率や辞退率の動向です。これらの数値をきちんと追うことで、どの段階に課題があるのかが見えてきます。

採用管理システム（ATS）導入による効率化

採用管理システムを導入すると、応募者の情報管理が格段に楽になります。面接の日程調整から合否連絡まで、システム上で一括管理できるのが特徴です。

面接辞退が多い原因の特定と対策

面接辞退の背景には、いくつかの要因が隠れています。選考が長引いてしまうケースや、企業からの連絡が不十分なケース、さらには面接官の対応が適切でないケースなどが挙げられます。

特に面接官の印象は、応募者の入社意欲に大きく影響します。そのため、面接官向けのトレーニングを実施したり、きめ細かな候補者フォローを心がけたりすることが、辞退を防ぐポイントとなります。

「内定後」のよくある課題と解決策

内定を出したからといって、採用活動が完了したわけではありません。むしろ、この段階からが本当の意味での採用活動のスタートとも言えるでしょう。

なぜなら、内定者は常に他社との比較を行っており、より魅力的な条件を提示される可能性もあるからです。そのため、内定から入社までの期間をいかに大切に過ごすかが、採用成功の鍵を握ることになります。

内定後フォローアップの重要性

内定者の不安を解消し、入社への期待を高めていくには、きめ細やかなフォローアップが欠かせません。ただ漫然と入社の日を待つのではなく、この期間を企業理解を深める貴重な機会として活用することが大切です。

具体的には、定期的な情報発信を行ったり、配属予定の部署の上司や先輩社員との交流機会を設けたりすることで、入社後のイメージを明確にすることができます。

内定者との信頼関係構築とフォローアップ施策

信頼関係を築くためには、一方的な情報提供に終始するのではなく、双方向のコミュニケーションを心がける必要があります。

会社の将来ビジョンや成長戦略を共有するのはもちろんのこと、内定者一人ひとりのキャリアプランにも耳を傾けることが重要です。また、入社前研修や内定者同士の交流会なども、帰属意識を高める効果的な施策となります。

「入社後」の課題の解決策

せっかく採用した人材も、職場環境に馴染めずに早期退職してしまっては元も子もありません。

実は、多くの企業が抱える課題の一つが、この「早期離職」の問題です。ここでは、入社後の定着率向上に向けた具体的なアプローチについて見ていきましょう。

フィードバック収集と組織改善

職場環境の改善には、現場の声を丁寧に拾い上げることが重要です。特に新入社員は、外部からの視点で組織の課題を発見できる貴重な存在です。

定期的な面談やアンケートを通じて、業務上の不安や職場での困りごとを把握し、速やかな対応を心がけましょう。こうした取り組みは、早期離職の防止だけでなく、組織全体の活性化にもつながります。

オンボーディングの充実による定着率向上

新入社員が円滑に職場に溶け込めるかどうかは、最初の数か月にかかっています。この時期に手厚いサポートを提供することで、その後の定着率は大きく変わってきます。業務の基本的なルールから、組織の価値観まで、段階的に理解を深められるプログラムを用意しましょう。

特に最近は、リモートワークを前提としたオンボーディングの重要性も高まっています。オンラインツールを効果的に活用しながら、新入社員の不安解消と早期戦力化を目指すことが求められます。

キャリアパスや成長機会の提示

人材の長期的な定着を図るには、将来のキャリアパスを明確に示すことが重要です。ただし、画一的なキャリアパスを押し付けるのではなく、個々の適性や志向に応じた成長の道筋を一緒に考えていく姿勢が大切です。

採用プロセス全体を通した改善策

採用活動を成功に導くには個々の課題解決も重要ですが、データの利活用や外部サービス（RPO）の利活用など抜本的な改革も視野に入れるといいでしょう。

KPI設定と採用施策の見直し

採用活動の成果を客観的に評価するには、以下のような明確な指標を設定することが重要です。

ただし、数値を追うことが目的化してしまっては本末転倒です。各指標が示す意味を正しく理解し、そこから見えてくる課題に対して適切な改善施策を講じることが大切です。

例えば、面接通過率が低い場合は面接官のトレーニングを強化したり、内定承諾率が低い場合は内定者フォローを見直したりするなど、データに基づいた具体的なアクションにつなげていきましょう。

外部サービスの活用

採用活動の質を高めながら効率化を図るには、外部の専門サービスの活用も有効な選択肢となります。中でも、主要な以下の二つのサービスについてご紹介します。

採用代行サービス（RPO）

採用代行サービスは、煩雑な採用業務を専門家に委託できるサービスです。これにより、採用担当者は日常業務の負担が軽減され、戦略的な業務に集中できる環境が整います。採用プロセスの一部または全体を専門のチームに任せることで、効率的に候補者を確保し、採用活動の質を維持することができます。

採用コンサルティング

採用コンサルティングは、業界のベストプラクティスや最新のトレンドを取り入れた採用戦略を構築するために役立つサービスです。

専門コンサルタントが企業の採用プロセスを分析し、改善点や最適化のアドバイスを提供します。これにより、企業は競争力のある採用戦略を立案でき、優れた人材をより効率的に確保できるようになります。

採用課題の全体像【企業別】

企業の規模によって、直面する採用課題は大きく異なります。ここでは、以下の3つの区分に分け、企業特性に応じた採用課題を詳しく見ていきましょう。

大企業特有の課題

大企業では、組織構造の複雑さが採用活動の足かせとなっています。人事部門、現場部門、経営層など、多くの関係者が採用プロセスに関わるため、意思決定に時間がかかりがちです。その結果、候補者を待たせすぎて他社に流出するケースが頻発しています。

また、組織の硬直性も大きな課題です。確立された採用基準や評価方法が、変化の激しい採用市場のニーズにそぐわなくなっているにも関わらず、その見直しが進まないという状況も散見されます。

中小企業特有の課題

中小企業の最大の課題は、知名度やブランド力の不足です。優秀な人材の目に留まりにくく、応募母数の確保に苦心する企業が大半です。特に新卒採用市場では、大手企業志向の強い学生からの応募が限定的となっています。

さらに、採用予算の制約も深刻です。求人広告費用や人材紹介会社の手数料など、採用にかかるコストは企業規模に関係なく発生するため、予算の効率的な配分が求められます。また、採用専任担当者を置けないケースも多く、採用活動の質の維持が難しい状況です。

スタートアップ特有の課題

スタートアップ企業では、組織基盤の脆弱さが採用活動の大きな障壁となっています。採用基準や評価プロセスが未整備なまま、場当たり的な採用を行わざるを得ないケースも少なくありません。

また、事業の不確実性も応募者の不安要素となっています。将来的な成長可能性は高くても、現時点での待遇面や福利厚生が既存企業に及ばないことも多く、優秀な人材の獲得を困難にしています。

まとめ

いかがでしたでしょうか？本記事では、採用活動において企業が直面する様々な課題とその解決策について紹介してきました。選考プロセスでの離脱防止から、内定辞退対策、さらには入社後の定着率向上まで、採用活動の各段階で実践できる具体的なアプローチをご説明しました。

採用活動の課題解決は、一朝一夕には実現できません。しかし、本記事で紹介した様々なアプローチを段階的に導入することで、より効果的な採用活動が実現できるはずです。本記事が皆様の採用成功の一助となれば幸いです。

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