採用が難しい6つの要因|解決策や課題特定について解説

人手不足による売り手市場化によって、各企業には採用課題が複雑化しています。そのため、

・採用が上手くいかない原因がわからない
・採用の課題がわからない
・採用を成功させるための対策がわからない

という方は多くいらっしゃるのではないでしょうか。そこで本記事では、「採用が難しい要因」「採用を成功させるための具体的なアクション」を解説します。

監修者情報

監修者用
プロジェクトHRソリューションズ代表取締役
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月プロジェクトHRソリューションズを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

採用でよくある失敗例

採用が難しいと感じてる方は、何かしら採用活動においてつまずいているポイントがあるはずです。そもそも自社ではどのフェーズにて採用が上手くいっていいないのかを再考するために、採用でよくある失敗例をいくつか紹介いたします。

主に4つの事例が挙げられます。
・そもそも応募が集まらない
・選考途中での辞退
・内定を辞退が多い
・入社後すぐの退職

母集団形成が上手くいかない

1点目は、母集団形成が上手くいかないことです。母集団形成とは自社の求人に興味を示している候補者を集めることです。母集団形成が上手くいっていないと以下のような問題が起こります。

・そもそも採用がスタートしない
・採用が長期化する
・採用コストが膨れ上がる

また、母集団形成はただ闇雲に候補者を集めることが目的ではありません。質と量の2側面で最適な母集団を形成する必要があるのです。そのため、母集団形成が上手くいっていない企業は、質と量のどちらか、あるいは両方が上手くいっていないと考えられます。

選考途中での辞退

2点目は、選考途中の辞退です。選考途中の辞退が起こると以下のような問題が生じます。

・採用歩留まりの低下
・採用コストの肥大化
・採用の長期化

選考途中での辞退は、これまでの採用活動に割いてきたリソースが無駄になることを意味します。また、選考辞退は以下3つのパターンに分類されます。

・面接前に選考辞退の連絡がきた
・面接後に選考辞退の連絡がきた
・連絡が取れなかった

それぞれのパターンにおいて、選考辞退が起こった要因は異なります。担当した面接官や採用担当とすり合わせを行い、改善に努めましょう。

内定辞退が多い

3点目は、内定辞退が多いことです。内定辞退が多いと以下の問題が起こります。

・採用コストの増加
・採用のやり直し
・採用の長期化

内定辞退が多い場合、採用計画を練り直したり、採用を1から再開する必要があるため採用コストが肥大化します。

内定辞退にも複数のパターンが考えられます。

・内定通知後に辞退された
・内定通知後しばらく経ってから辞退された
・内定承諾後に辞退された

それぞれの場合によって、考えられる要因も異なります。採用にかけたコストを無駄にしないためにも何が要因で辞退されることとなったのかを振り返る必要があるでしょう。

入社後すぐの退職

4点目は、入社後すぐの辞退です。入社後すぐに辞退をされると以下の問題が生じます。

・採用コストの増加
・研修費用の浪費
・採用の再開

入社後すぐの退職は、研修費や採用コストを全て浪費してしまうことを意味するため、費用対効果の面で採用における最も大きな失敗だと考えられます。

採用を難しくする外部要因

採用を難しくしている外部要因は主に市場全体と職種別の2つの観点から考察できます。
・市場全体としては「労働人口の減少」になります。
・職種別としては「有効求人倍率の上昇」になります。

【全体】労働人口の減少

労働人口の減少は、全職種/業界を跨いだ大きなトレンドです。実際、就業者数は全体として、2000年の6446万人から2025年には6091万人にまで減少すると予測されています。(下図参照)

労働人口

引用:https://www.works-i.com/research/works-report/item/150731_yosokugraph.pdf

さらに、年齢構成まで深堀して情報を見ていくと、2025年度で最も多い年齢層は45〜54歳となっており、構成比率は年々上昇しています。一方、15〜34歳の構成比率は、減少しています。一般的に、企業が積極採用したい年齢は35歳以下と言われているため、本データは多くの企業の採用ターゲット層の減少を示唆していることがわかります。

年齢構成比

引用:https://www.works-i.com/research/works-report/item/150731_yosokugraph.pdf

【職種別】有効求人倍率の上昇

有効求人倍率の上昇も、採用が難しくなる要因として挙げられます。有効求人倍率とは、有効求人数を有効求職者数で割ったものになります。ゆえに、有効求人倍率が高い程、求職者数よりも求人数が多いことを意味するため、採用が難しいといえます。

有効求人倍率は、職種によって数値が大きく異なるため、分析的にデータを見ていく必要があります。

有効求人倍率

引用:https://service.gakujo.ne.jp/jinji-library/saiyo/00042/

上図を参考に、職種別で有効求人倍率を見ていくと以下の分類ができます。

・採用が難しい(3~)
社会福祉専門職、建設土木職、保安関係・採用がやや難しい(1~3)
営業職、販売職、サービス・接客、IT系エンジニア・採用はそれほど難しくない(~1)
事務職、クリエイター職

有効求人倍率の高い職種を採用したいと考えている企業は、外部環境の影響で採用が難しくなってしまうと考えられます。

採用手法の多様化

採用手法の多様化も採用が難しくなった要因の1つといえます。採用手法の多様化に伴い2つの側面から、採用が難化しているといえます。

・自社に最適なサービスを選択することの難しさ
・複数サービスを使いこなすことの難しさ

近年、採用手法は多様化しています。下図は、一般的な採用手法をマトリクス型に整理したものです。これらの採用手法は、それぞれが異なる機能を有しているため、採用手法ごとに向いている企業も異なります。ゆえに、どの採用手法が自社に最適であるか?を判断することが難しいといえます。

採用手法マトリクス

また、求職者は多様化した求人サービスに複数登録している場合が多いため、企業側としても採用手法を複数利用するケースが多くなります。そのため、複数のサービスを適切に使いこなすためのノウハウが必要とされるため、サービス利用の難易度が高まっているといえます。

採用を難しくする6つの内部要因

これまで、採用においてよくある失敗例を紹介してきましたが、これらの失敗が起こってしまう原因は何なのでしょうか?採用を難しくする要因は主に6つあります。

・知名度がないから
・採用ノウハウ/リソースがないから
・自社に最適な採用手法を選択できていないから
・競合と差別化できていないから
・面接官トレーニングが不十分だから
・内定者のフォローが不十分だから

知名度が低いから

1点目は知名度が低いからです。知名度が低い原因はさらに2つに分解することができます。

・企業規模が小さいから
・採用ブランディングができていないから

企業規模が小さいことに関しては、採用担当や人事が直接的に関与できる変数ではない、かつ長期的なスパンでしか変えられない要素です。そのため、採用ブランディングができていないことが知名度が低いことの根本原因であると考えられます。

採用ノウハウがないから

2点目は、採用ノウハウがないからです。採用活動は、上流から下流まで様々な工程を踏みます。

・採用戦略の立案
・実行計画の立案
・選考の実行

これら各々のフェーズでは、専門的な採用ノウハウが必要となるため、採用ノウハウのない企業は1からノウハウを積み上げていく必要があり、採用活動を効果的に行えないといえます。結果として、母集団形成の失敗や採用歩留まりの低下、内定辞退といった問題が生じてしまうのだと考えられます。

自社に最適な採用手法を選択できていないから

3点目は、自社に最適な採用手法を選択できていないからです。採用手法にはそれぞれの特徴があり、適している企業の特徴も多種多様です。また、採用手法がそもそも数多にあるため、自社に最もマッチした採用手法を選択することは難しいといえます。

採用手法は主に以下の種類があり、4象限のマトリクスで分類ができます。

採用手法マトリクス

自社に最適な採用手法を選択できていないと、効果的な採用活動は行えません。適していない採用手法を利用すると

・母集団形成が上手くいかない
・採用の長期化で採用コストが肥大化する

といった問題が生じます。

競合と差別化できていないから

4点目は、競合と差別化できていないことです。売り手市場となり、企業間での採用競争は激化しているといえます。そのため、競合他社と同じ採用手法を行っているだけでは、採用のアドバンテージを取れません。

他社との差別化ができていないと、求職者からの興味を惹きつけることが難しくなっているのです。差別化する要素としては、以下の要素が挙げられます。

・条件面
・ブランディング
・訴求方法

しかし、条件面に関しては、各社待遇改善の限度があるかと思いますので、ブランディングと訴求方法の2つが主な改善点になると考えられます。

面接官のトレーニングが不十分だから

5点目は、面接官のトレーニング不足です。面接官のトレーニングが不足していると、以下のような問題が生じます。

・候補者を適切に評価できない
・候補者を惹きつけられない

これらの問題は、自社にマッチした人材を採用することの足かせとなります。よって、面接官のトレーニング不足は、採用の成否に大きく関わっているといえます。

内定者のフォローが不十分だから

6点目は、内定者のフォローが不十分だからです。内定者フォローとして行うべきことは多くあります。

・内定者面談
・内定者懇親会
・職場見学
・社内行事への参加

内定者フォローを行うことの目的は主に、「入社意思固め」と「入社準備」になります。とりわけ、採用目標の達成という観点で重要なのは入社意思固めになります。内定者のエンゲージメントを高めることで内定辞退を防止する必要があります。

内定者のフォローが不十分だと内定辞退や早期の離職といった採用の失敗に繋がる可能性があります。

採用課題の特定方法

自社の採用を効果的に行うためには、採用課題を適切なプロセスを踏むことで特定する必要があります。そこで、採用課題の特定方法について解説します。

KPIを設定し、定量化する

KPIの設定は以下の手順で行います。

・採用のKGIを設定する
・採用チャネルごとの採用プロセスを明確にする
・選考フローに歩留まり率を設定する
・KPIを設定する

採用のKGIを設定する

まずは、採用活動における最終目標である採用KGIを設定します。採用KGIでは、採用人数を重視してしまいがちですが、採用KGIは採用人数以外の指標も含めることができます。

例えば、期間や予算等が挙げられます。

・期間:1年以内
・予算:930万円以内
・採用人数:10名以上

というようなKGIを設定することも可能です。また、人材の質を重視したKGIを定めるケースもあります。例えば、自社に必要な人材のスキルや経験を明確にし、その人材が採用されたかどうかをKGIに含めます。

採用チャネルごとの採用プロセスを明確にする

KGIを設定した後は、採用チャネルごとの採用プロセスを明確にします。

採用チャネルは、求人媒体、エージェント、ダイレクトスカウト等、数多くの種類があるため、採用チャネルごとに採用フローを決定する必要があります。

また、採用チャネルごとに応募者の志望度や属性も異なるため、チャネルごとの採用目標人数を定める必要があります。

選考フローに歩留まり率を設定する

採用チャネルごとの採用プロセスを明確にしたら、続いて選考フローに歩留まり率を設定する必要があります。

歩留まり率は、各選考ステップに進んだ人数の割合を示しています。したがって、
「選考通過数」÷「選考対象数」×100で算出できます。

歩留まり率の設定には主に以下3点の算出方法があります。

・前年度の歩留まり率から算出
・競合他社の歩留まり率を参考にする
・採用代行会社やコンサルティング会社に算出を依頼する

歩留まり率に関しても、採用目標人数と同様に目標を定めますが、採用チャネルごとの特徴を踏まえて設定する必要があるため、注意すべきです。

KPIを設定する

歩留まり率を設定したら、いよいよKPIを設定します。KPIは、KGIを基に設定していきます。

まず、採用チャネルごとの採用目標人数を決定する必要があるため、チャネルごとの採用人数比率を決めます。

例えば、KGIが「20人採用」、採用チャネル「求人媒体」に対するウェイトを20%とした場合、求人媒体における採用目標人数は4人となります。

また、この採用目標人数から歩留まり率を基に逆算していきます。
上記の「求人媒体」の例だと、採用目標人数は4人であり、内定承諾率が50%とすると、内定者数は8人に設定する必要があります。

このように、各チャネルの各選考プロセスごとの歩留まり率を基にKPIを設定していきます。

KPI未達成の原因を深堀する

KPI未達成の原因を深堀する」ために、まずは日ごろからKPI数値を追いどの採用フェーズで達成ができていないのかを振り返る必要があります。未達成のポイントの特定は、KPIと実数値を比較することで行えます。

未達成のKPIが特定できたら、なぜそのKPIが未達成になっているのか原因を深堀します。例えば、「内定承諾数」のKPIが未達成であった場合、内定承諾数が未達成である原因を考えられるだけ洗い出します。

・最終面接における面接官の態度が悪かった
・他社と比較した自社の魅力が伝わりきらなかった

洗い出した原因をさらに深堀します。

最終面接における面接官の態度が悪かったことは深堀すると
・面接官のトレーニングが足りていなかった
と考えられます。他社と比較した自社の魅力が伝わりきらなかったことは深堀すると
・採用ブランディングが弱かったこと
が考えられます。

具体的に何をすればいいかが明確にできる解像度まで原因を深堀することで、KPI改善のための課題が見えてきます。

採用を成功させるための7つのアクション

ここまで、採用がよくある失敗例や、上手くいっていない原因を解説してきましたが、具体的にどのようなアクションをとれば、採用を成功に導けるのか気になる方はいらっしゃるかと思います。

そこで、採用を成功させるための具体的なアクションを紹介します。

採用計画の見直し

1点目は、採用計画の見直しです。採用計画は、採用活動のベースとなる工程であるため、採用計画の詰めが甘いと採用全体の成果が悪くなってしまいます。

採用計画の見直しでは、以下のような作業を行いましょう。

・採用目標の再定義
・採用プロセスの改善

採用目標の再定義では、採用目標と事業目標の一貫性が担保できているか?を確認します。採用プロセスの改善では、採用プロセスを構造整理し、どのプロセスに改善余地があるか?を確認しましょう。その際、定量的な数値(KPI)を用いて客観的に評価を行うことで合理的に意思決定を行えます。

また採用計画は、採用業務の起点を担う最重要業務であるため、ノウハウがない場合は、外部に委託するのも一種の戦略といえます。豊富にノウハウが積まれた採用代行会社に採用計画を立案してもらうことで、ROIの高い採用を行えるようになると考えられます。

■採用代行について詳しく知りたい方は下記の記事を参考にしてください。

【2024】採用代行(RPO)おすすめ15社比較!料金相場や業務も解説

採用ペルソナの見直し

2点目は、採用ペルソナの見直しです。採用ペルソナの見直しは、採用基準の解像度を高めることを主な目的としており、それに伴い採用のミスマッチが減少します。ミスマッチが減少すれば、より効率的に採用活動を行えるようになります。よって、採用ペルソナを見直すことは、効果的な採用活動を行うための重要課題であるといえます。

採用ペルソナの見直しでは以下の作業を行います。

・採用目的の明確化
・自社が求める人物像のヒアリング
・経営層や現場とのすり合わせ
・採用市場とのすり合わせ

採用ペルソナの見直しでは、採用担当だけでなく他者とのすり合わせを行う点が特徴といえます。経営層や現場、労働市場といった外部の情報も取り入れることによって広い視点から採用ペルソナを定義することができます。広い視点を持つことでより解像度の高いペルソナを設定できるでしょう。

■採用ペルソナに関しては、下記の記事でさらに詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

採用ペルソナとは?作り方や注意点、活用事例も紹介!

採用手法の見直し

3点目は、採用手法の見直しです。どの採用手法を活用するのか?という論点は非常に重要です。なぜなら、採用手法は多様化しており、各社に最適な手法がそれぞれあると考えられるからです。最適な手法を選択できていなければ、無駄なコストと工数をかけることになってしまいます。

採用手法の見直しは、以下の点に着目して行うといいでしょう。

・自社の採用ペルソナを多く利用している手法か?
・費用対効果はあるか?
・企業文化やブランディングと一致しているか?
・使用したいサービスや機能が備わっているか?

採用手法を選択する際は、自社のニーズとそれぞれの採用手法の機能や特徴がマッチングしているかどうかを考え、検討すべきだといえます。

採用ブランディングの強化

4点目は、採用ブランディングの強化です。採用ブランディングは、企業が他者と差別化を行い、求職者に魅力的だと感じてもらうために重要な採用手段です。

採用ブランディングの強化では以下の作業を行いましょう。

・採用コンセプトを見直す
・ターゲットへの訴求メッセージの改善
・発信手法の改善

特に採用コンセプトは、採用ブランディングにおいて最重要項目になります。採用コンセプトが曖昧だと、情報の提示方法やコンテンツによって求職者に与える印象が一貫しなくなり、企業のイメージに認識のずれが生じてしまいます。

■採用ブランディングに関しては、下記の記事でさらに詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

【事例付】採用ブランディングとは?メリットや具体的な進め方を解説

面接官トレーニング

5点目は、面接官トレーニングです。面接官トレーニングは、面接において企業のブランディングを行うことや、求職者からの企業イメージを落とさせないために重要です。

面接官トレーニングには、様々な手法があります。

・研修/セミナー
・ロールプレイング
・書籍
・メンターシップ

面接官も人であるため、認知バイアスがかかってしまい、公平な評価を行えないということが起こりがちです。そのため、面接官トレーニングを通じて、面接官の面接力を高めることが重要なのです。面接力が高まると求職者からの評価が高まり、結果として採用活動の良い成果へと繋がります。

■面接官トレーニングについては、下記の記事でさらに詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

【事例付】面接官トレーニングの目的と方法4選!メリットやポイントを解説

内定者フォローの改善

6点目は、内定者フォローの改善です。内定者フォローの良否は、内定承諾に影響する要素です。内定承諾数に問題がある場合は、改善に努めるべきでしょう。

内定者フォローは具体的には、以下の例が挙げられます。

・職場見学の機会を作る
・内定者同士の交流の場を作る
・カジュアルな面談を行う

内定者フォローを行う上でのポイントは以下の3つです。

・社員と密にコミュニケーションを取れる場を設ける
・定期的に連絡を取り合う
・入社後の具体的なイメージを上げる

内定辞退を減らすことは採用における重要課題であるため、内定者フォローに問題がある場合は早急に改善すべきです。

採用代行の活用

7点目は、採用代行の活用です。自社に採用ノウハウやリソースがない場合、採用代行を活用することもある種の戦略だといえます。採用業務を自社で全て担い成功させるためには、採用戦略の立案から実行まで網羅的かつ専門的なノウハウが必要になります。

自社に採用ノウハウがない場合、1から採用活動についての知識をインプットし、ノウハウを蓄積していく必要があり、時間的/経済的コストがかかります。またノウハウがない中で採用活動を行うため、思うように効果が得られない可能性もあります。そのため、採用ノウハウがない会社の場合、採用代行会社に委託した方が費用対効果が高くなるケースもあると考えられます。

■採用代行については下記の記事でさらに詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

【2024】採用代行(RPO)おすすめ15社比較!料金相場や業務も解説

採用成功を成し遂げた企業事例

抽象的な解決策を提示されただけでは、具体的にどのように採用が成功するのかイメージできない方はいらっしゃるかと思います。そこで、採用成功を成し遂げた企業事例をいくつか紹介します。

・株式会社SHIFT
・アクセンチュア株式会社
・株式会社サイバーエージェント

株式会社SHIFT

shift

引用:https://www.shiftinc.jp/

1点目は、株式会社SHIFTの事例です。当該企業は、ソフトウェアテストの支援を主な主力事業としており、ビジネスモデルの性質上、採用人数が経営における重要なKPIとなっています。そのため、目標採用人数を2000人/年として掲げています。しかし、IT採用の人材競争が激化しているという背景から、採用数を増加させることは難易度の高い課題となっていました。

とりわけ、優秀な人材は転職市場においてすぐに転職先が見つかってしまうため、既存の選考フローだと採用スピードに問題がありました。選考期間が長いとその分、優秀な人材を逃し機会損失になります。そこで同社では、採用スピードという問題を解決するために、採用サイクルの短縮を行っています。「超高速採用」により、3〜4日で内定を出すという選考プロセスを組んでいます。

具体的には、以下のプロセスを取っています。

・面接を1回行い、動画を撮影する
・その動画を候補者が配属されるであろう部署の社員が見て、採用可否を決定

また、録画した動画を基に複数の部門の担当者が閲覧し、判断する形式を取っているため、個人の印象に依存しません。個人の認知バイアスを取り払うことによって、採用の精度を高められ、ミスマッチを減らすことに繋がっているのです。

出典元:転職サイト ビズリーチ「SHIFTの人事戦略 内定まで最短3日の「超高速採用」と「人本位の経営」を両立

アクセンチュア株式会社

アクセンチュア

引用:https://www.accenture.com/jp-ja/about/company/japan

2点目は、アクセンチュア株式会社の事例です。同社では、第二新卒採用において、エージェント採用の比率が高い状況にありました。そこで、人材紹介における採用のコスト改善が課題となりました。

同社では、従来からエージェントから伝授されていたノウハウに疑念を持ち、独自で求職者の行動履歴を追い、分析を行いました。具体的には、第二新卒の求職者が応募に至るまでの行動を分析しています。

分析の結果として、スカウトメールの方が、媒体記事やバナー広告の出向よりもROIが高いことが判明しています。この結果を基にしてアプローチ方法を変えることで、1人辺りの採用にかかるコストを半分近くまで下げることに成功しています。

出典元:HR NOTE「アナリティクスを活用したダイレクトソーシングの強化|採用効率を高めるためにアクセンチュア佐藤氏が進めた採用改革とは?」

株式会社サイバーエージェント

サイバーエージェント

画像元:https://www.cyberagent.co.jp/

3点目の事例は、株式会社サイバーエージェントです。採用ブランディングおよび採用戦略の設計に、アンケートリサーチを活用して、求職者の関心を集める採用活動を行っています。

アンケートリサーチでは、応募者に対するヒアリングだけでなく、一般の学生を対象としたリサーチで、そこから採用ブランディングに用いる発信手段を定めています。

実際に、株式会社サイバーエージェントでは、「クリエイター交流会」などのイベント開催や職種ごとのインターンシップ、現場で働く社員の方のインタビュー記事の発信など、求職者の求める情報や経験に応える採用活動を多岐に渡り実施しています。

そうしたイベントや発信を通して、自社の理念や社風を伝えることで、就職活動における人気を保っています。

出典元:RECCOO採用お役立ちブログ「サイバーエージェントの新卒採用戦略に迫る|成功を支えるリサーチの重要性

まとめ

本記事では
・採用が上手くいかない原因がわからない
・採用の課題がわからない
・採用を成功させるための対策がわからない
という方に向けて「採用が難しい要因」「採用を成功させるための具体的なアクション」を解説しました。

ぜひ参考にしてください。

PrHRの採用代行サービスについてはこちら

「普通の運用代行」ではない、
プロフェッショナルリクルーターによるRPOサービスです。

①月額20万円~からご予算と課題に応じてカスタマイズ型でサービス提供が可能。支援後は追加費用の発生一切なし。
②累計50社取引クライアント様の契約継続率は驚異の90%超。
③あらゆる採用媒体活用実績を活かしたプランニング、実行により、採用目標達成率は87%超。
④上流工程の企画から、下流工程の実業務まで一気通貫で支援。もちろん採用広報もベーシックプランから提供可能です。
⑤独自の業界リサーチで、業界専門用語や市場におけるクライアントのポジションについて、徹底的にインプットを行います。
⑥エンジニア・データサイエンティスト・デジタルマーケター等、専門職種についてはテクノロジー領域専門のコンサルタントが担当します。

シェアお願いします!