リファラル採用はトラブル続出？頻出事例や解決策まで徹底解説！

終身雇用という考え方が薄れゆく中、新たな採用手法として脚光を浴びているのがリファラル採用です。社員一人ひとりが持つネットワークを活用することで、採用コストの削減はもちろん、企業文化に馴染みやすい人材の確保も期待できます。

一方で、「知人の紹介に対して報酬が発生する」という仕組み上、様々な課題やトラブルが生じやすいのも事実です。効果的な運用のためには、入念な準備と細やかな配慮が欠かせません。
そこで本記事では、これからリファラル採用を導入を検討される企業の方はもちろん、すでに運用中の企業の方に向けて、実際に起こりうるトラブルとその対策について、詳しく解説していきます。

監修者情報

株式会社uloqo
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月株式会社uloqoを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

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リファラル採用の基本と導入のポイント

制度を成功に導くためには、まずリファラル採用の本質を理解し、自社に合った形で導入することが不可欠です。ここでは基本的な考え方から、実際の導入時に注意すべきポイントまでを見ていきましょう。

リファラル採用とは？定義とメリット

「社員の紹介による採用」と一言で表現されるリファラル採用ですが、その本質は既存社員の信頼関係を採用活動に活かすことにあります。紹介者が候補者の人となりを把握していることから、書類選考や面接だけでは見えにくい適性も見極めやすくなります。

また、紹介者が会社の文化や業務内容を事前に説明できるため、入社後のミスマッチも防ぎやすい特徴があります。

導入前に確認すべき社内体制と準備事項

成功のカギを握るのは、入念な事前準備です。まず求められるのが、採用基準の明確化。どんな人材を求めているのか、選考プロセスはどう進めるのか、といった具体的な指針を示すことで、紹介のミスマッチを防ぐことができます。

次に重要なのが制度の設計です。金銭的なインセンティブを設ける場合は、法令順守の観点からも慎重な検討が欠かせません。また、採用の進捗状況や選考結果を適切にフィードバックする仕組みも必要です。こうした準備を怠ると、後々のトラブルの種となりかねません。

リファラル採用で発生しやすいトラブルの全体像

実際の現場では、さまざまな形でトラブルが発生しています。その多くは事前に予測可能なものであり、適切な対策を講じることで防ぐことができます。ここでは、現場で実際に起きているトラブルの実態と、その背景にある要因を掘り下げていきましょう。

トラブルの一例ともたらすデメリット

現場で頻繁に耳にするのが、紹介者と候補者の間で生じる期待値のズレです。例えば、紹介者が会社の良い面だけを強調しすぎて、入社後に候補者が落胆するケース。また、紹介者自身が感じるプレッシャーも見過ごせない問題です。「紹介した人材が上手くいかなかったらどうしよう」という不安から、そもそも紹介を躊躇してしまう社員も少なくありません。

注目すべきは、これらのトラブルが単発で終わらないという点です。一度ネガティブな経験をした社員は、次回の紹介に及び腰になりがちです。そのため、初期の段階でのトラブル対応が、制度の持続可能性を左右すると言っても過言ではないでしょう。

各段階で見られる特徴的なトラブル

リファラル採用で発生するトラブルは、以下のように採用の各段階で異なる要因から発生します。トラブルが発生しやすいタイミングを把握することで、事前の予防がしやすくなります。

トラブルの予防と対策の基本的アプローチ

これらのトラブルの多くに共通するのは、コミュニケーションの不足という要因です。制度の目的や運用ルールを丁寧に説明し、社員の理解を得ることが何より重要になります。また、紹介者と採用担当者の間で定期的な情報共有の機会を設けることで、問題の早期発見にもつながります。

そして何より大切なのは、トラブルを完全になくすことを目指すのではなく、発生を前提とした対応の仕組みを整えることです。問題が起きた際の報告ルートや対応手順を明確にしておくことで、スムーズな解決が可能になります。

社員間のトラブル：紹介のプレッシャーと不公平感の解消

リファラル採用で最も神経を使うべきなのが、実は社内での人間関係への影響です。制度を導入したものの、予期せぬ軋轢が生まれ、職場の雰囲気が悪化してしまった――。こんな事例は決して珍しくありません。ここでは、社員間で起こりやすい問題とその対処法について、詳しく解説します。

社員が感じる負担とストレスの実態

「良い人材を紹介しなければ」というプレッシャーは、思いのほか大きなストレス要因となっています。ある企業では、紹介した候補者が面接で不合格となった社員が、自分の目利きを否定されたように感じて意気消沈するケースがありました。また、知人を紹介することで、その後の人間関係に変化が生じることを懸念する声も少なくありません。

さらに看過できないのが、業務負担の増加です。候補者の職務経験や人柄について人事部門から度々問い合わせがあったり、面接日程の調整を任されたりと、本来の業務に支障をきたすケースも。こうした負担が特定の社員に集中すると、モチベーション低下につながりかねません。

紹介インセンティブ制度の適切な設計

報酬制度の設計も、意外なほど難しい課題です。高額な紹介報酬を設定すると、かえって社員間の軋轢を生む原因となることも。企業内で紹介報酬の額に差をつけたことで「なぜあの部署の求人は報酬が高いのか」という不満が噴出し、制度の見直しを迫られたケースも少なくないようです。

効果的なインセンティブ制度を構築するには、金銭的報酬だけでなく、表彰制度や特別休暇の付与など、多様な選択肢を用意することが有効です。また、報酬の支給タイミングについても、入社時一括払いではなく、紹介した人材の定着状況に応じて段階的に支給する仕組みを取り入れる企業も増えてきています。

公平性を担保する運用ガイドライン

制度の透明性を確保することも、不公平感の解消には欠かせません。どんな人材を求めているのか、選考基準は何か、報酬はどのように決定されるのか――。これらの情報を社内で共有し、誰もが同じ条件で制度に参加できる環境を整えることが重要です。

また、紹介機会の偏りを防ぐための工夫も必要です。定期的に募集職種や条件を全社に周知したり、社内SNSを活用して紹介案件を共有したりするなど、情報へのアクセシビリティを高める取り組みが効果的でしょう。中には、部署ごとに紹介割当てを設定し、特定の部門に紹介が集中することを防いでいる企業もあります。

採用のミスマッチによる早期退職リスクへの対策

入社後わずか数ヶ月で退職――。リファラル採用における最大の課題の一つが、このような早期退職の問題です。実は、その多くが入社前の段階で防げるものでした。ここでは、現場で実際に起きているミスマッチの実態と、それを防ぐための具体的なアプローチについて紹介していきます。

ミスマッチが発生する典型的なパターン

「友人が働いているから、きっと自分も馴染めるはず」。こんな安易な思い込みが、大きなミスマッチを引き起こすことがあります。

また、紹介者が会社の良い面だけを強調しすぎるケースも要注意です。残業の実態や職場の雰囲気といった現実的な側面について十分な説明がないまま入社を決めてしまい、後になってミスマッチを感じるというパターンは珍しくありません。さらに、採用側の説明不足も深刻な問題です。「説明されていた業務内容と実際が違う」「期待されている役割が不明確」といった声は、早期退職者から頻繁に聞かれます。

効果的な面接・評価プロセスの設計

こうしたミスマッチを防ぐには、採用プロセスの各段階で丁寧な擦り合わせを行うことが欠かせません。従来の面接に加えて「職場体験日」を設けるなど、実際の業務や環境を体感できる機会を提供するなど工夫した取り組みが必要になります。

面接での質問内容も工夫が必要です。スキルや経験を問うだけでなく、「困難な状況でどう行動するか」「どんな職場環境を望むか」といった、価値観や行動特性を掘り下げる質問を意識的に組み込んでいくことが効果的です。

紹介者・候補者間の期待値調整

最も重要なのが、紹介者と候補者の間での率直なコミュニケーションです。「良い話だけを伝えたい」という紹介者の心理は理解できますが、それが却って逆効果になることもあります。紹介者向けに「伝えるべきポイント」をガイドライン化し、会社の課題や改善に取り組んでいる点なども含めて説明するよう促すなどするのが効果的です。

また、候補者の理想と現実のギャップを埋めるには、入社後のキャリアパスを具体的に示すことも有効です。「入社後3年間でどんなスキルが身につくか」「どんなキャリアの選択肢があるか」といった将来像を、数字や実例を交えて説明することで、より現実的な判断材料を提供できます。

一方で、採用側も「いい人材だから」と焦って採用を急ぎすぎないことが大切です。じっくりと相互理解を深める時間を確保することが、結果として早期退職のリスクを低減することにつながります。

選考辞退・内定辞退に関するトラブル防止策

リファラル採用を進める中で、思わぬタイミングでの選考辞退や内定辞退に直面することがあります。特に紹介者の立場からすると、せっかく紹介した候補者が辞退してしまうことは心苦しい事態です。こうした状況に備えて、事前の対策とフォロー体制を整えておく必要があります。

主要な辞退理由と防止策

採用プロセスの中で候補者が不安を感じる要因はさまざまです。給与などの条件面での折り合いがつかないケースもあれば、オファーのタイミングが候補者の予定と合わないこともあります。こうした事態を防ぐには、選考の早い段階から候補者の期待値をしっかりと把握し、すり合わせていくことが欠かせません。

たとえば面接では、業務内容や待遇について具体的な説明を心がけましょう。また、オファーを出す際には、候補者が慎重に検討できるよう、十分な時間的余裕を持たせることも重要です。こうした丁寧なコミュニケーションを通じて、辞退リスクを大幅に軽減することができます。

紹介者へのネガティブインパクト軽減

候補者が辞退した場合、紹介者も残念な思いを抱くことが多く、企業に対する信頼を損なうこともあります。そのため、紹介者に感謝の意を伝え、状況に応じてフォローする姿勢が求められます。辞退に至った経緯を可能な範囲で説明し、今後も良好な関係を維持できるよう努めましょう。

辞退後のリレーション維持戦略

選考や内定の辞退は、必ずしもマイナスな結果だけをもたらすわけではありません。辞退した候補者が、将来的に異なるポジションで再度チャレンジしてくれる可能性もあるからです。

そのため、辞退後も前向きなコミュニケーションを心がけ、候補者との関係を大切にしていきましょう。場合によっては紹介者を通じて近況を伺うなど、緩やかなつながりを保つことで、将来的な採用機会につながる可能性が広がります。

法的リスクとコンプライアンス対策

リファラル採用を運用する上で見過ごしがちなのが、法的なリスク管理です。特に気をつけたいのは以下の2点です。ここからは、実務で押さえておくべき法的な観点からの注意点を見ていきましょう。

紹介者への報酬支払いに関する留意事項

リファラル採用の報酬制度を設計する際には、以下のような点に注意が必要です。

特に、職業安定法では、有料職業紹介事業の許可を受けずに報酬を支払うことが禁止されています。報酬制度の設計には、法的リスクを十分に検討する必要があります。

違法とみなされないための報酬設定のポイント

リファラル採用の報酬制度を適切に設計するためには、以下の点に留意する必要があります。

それぞれについて、以下で詳しく解説します。

報酬を「賃金」として支払う

報酬は、社員の業務の一環として位置づけ、賃金として支払うことが求められます。リファラル採用への協力を社員の業務として明確に定義し、就業規則や賃金規定に明記することが重要です。

これにより、報酬が職業紹介の対価ではなく、社員の業務に対する対価であることを明確にすることができます。

報酬額を人材紹介会社の報酬より低く設定する

報酬額が高すぎると、職業紹介事業に該当すると判断される可能性があるため、人材紹介会社の報酬水準を参考に設定することが重要です。

一般的に、人材紹介会社の報酬は、紹介者の年収の30％〜35％程度が相場とされています。リファラル採用の報酬は、この水準を下回るように設定することが望ましいでしょう。

被紹介者に「お祝い金」などの金品を提供しない

被紹介者に対する金品の提供は、職業安定法で禁止されているため、注意が必要です。リファラル採用の過程で、被紹介者に「お祝い金」や「紹介料」などの名目で金品を提供することは避けなければなりません。

報酬は、あくまでも社員に対して支払うものであり、被紹介者に対する金品の提供は厳に慎むべきです。

候補者の個人情報の取り扱いにおける注意点

リファラル採用の特徴は、紹介者を介して候補者の情報が入ってくる点にあります。ところが、ここで安易に情報を取り扱ってしまうと、個人情報保護法に抵触するリスクが生じかねません。

まず基本となるのは、候補者本人の同意をしっかりと得ることです。紹介を受けた時点で、情報の取り扱いについて候補者の承諾を得る仕組みを整えましょう。また、紹介者に対しても、プライバシー保護の重要性について十分な理解を促すことが大切です。

リファラル採用におけるトラブルを避ける体制づくり

制度を効果的に機能させるには、社内の受け入れ態勢を整えることが何より大切です。特に重要なのが、情報共有の仕組みづくりと、社員への適切なトレーニング、そして万が一のトラブル発生時に備えた対応フローの整備です。

効果的な情報共有の仕組みづくり

採用の内容や進捗状況について、社内での情報共有が円滑に行われることで、社員の協力も得られやすくなります。たとえば、イントラネットや社内メールを活用して定期的に情報を発信したり、実際の採用成功事例を共有したりすることで、社員の理解は深まっていきます。

中でも効果的なのが、リファラル採用に積極的な社員の声を紹介することです。実際に制度を活用した社員の経験談は、他の社員の参考になるだけでなく、制度への信頼感も高めてくれます。

社員向けトレーニングプログラムの設計

社員がリファラル採用の意義や具体的な進め方を理解していないと、せっかくの制度も活用されにくくなってしまいます。そこで重要になってくるのが、適切なトレーニングの実施です。

トレーニングでは、制度の基本的な流れはもちろん、紹介時の注意点や個人情報の取り扱い方など、実践的な内容を盛り込むことが大切です。また、実際に紹介を行った社員からのフィードバックを取り入れることで、より実態に即した内容に改善することができます

トラブル発生時の対応フローの整備

どんなに慎重に運用していても、時にはトラブルが発生することもあります。そんな時のために、迅速な対応ができる体制を整えておくことが重要です。

具体的には、誰がどのように対応するのか、どのような経路で報告を行うのかなど、基本的な対応の流れを明確にしておきましょう。そして、実際のケースに基づいて定期的に見直しを行うことで、より効果的な体制へと進化させていくことができます。

リファラル採用の効果測定と継続的改善

リファラル採用を成功に導くためには、その効果を適切に把握し、継続的な改善を行うことが欠かせません。ただ漠然と運用するのではなく、具体的な数値目標を定め、データに基づいた改善を重ねることで、採用活動の質は着実に向上していきます。

主要KPIの設定と測定方法

採用活動の成果を正確に把握するには、適切な評価指標（KPI）を設定する必要があります。たとえば、以下のようなものは重要な指標となります。

こうした指標を継続的に追跡することで、採用プロセスのどの段階に課題があるのかが見えてきます。例えば、定着率に課題がある場合は、選考時の期待値設定や、オンボーディングプロセスの見直しが必要かもしれません。

データに基づく改善サイクルの確立

データの収集と分析を通じて見えてきた課題に対しては、具体的な改善アクションを起こしていく必要があります。特に有効なのが、実際に制度を利用した紹介者や候補者からのフィードバックです。アンケートや面談を通じて得られた生の声は、プロセス改善の貴重なヒントとなります。

また、こうした改善活動の状況を社内で共有することで、制度への信頼感が高まり、より多くの社員の協力を得やすくなり、好循環が生まれます。

長期的な視点で制度を育てる

リファラル採用を一時的なものではなく、継続的な採用手法として確立させるには、長期的な視点での制度設計が欠かせません。その企業ならではの文化や、中長期的な採用戦略との整合性を図りながら、制度を育てていく必要があります。

市場環境や企業の成長フェーズは常に変化します。そのため、年度ごとに制度の見直しを行い、必要に応じて戦略の軌道修正を図ることが重要です。そうすることで、リファラル採用は企業の採用活動における重要な柱として、着実に根付いていくはずです。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

本記事では、リファラル採用に関連したトラブル事例とその回避・解決策を紹介してきました。選考辞退や内定辞退への対策から、法的リスクの管理、効果測定の方法、改善策など運用に必要な要素についての理解が深まったのではないでしょうか？

ぜひ本記事の内容を参考に、リファラル採用の体制を整えていってください。全てのトラブルを予測回避することは不可能に近く、試行錯誤は続くかもしれませんが、その過程で得られる学びこそが必ず組織の財産となるはずです。

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