【例文解説】スカウトメール書き方ガイド｜効果を上げる12のコツ

狙った人材に直接アプローチができる「スカウトメール（ダイレクトリクルーティング）」を活用する企業が増えている中で、

●スカウトメールをたくさん送っているのに開封されていない
●開封はされるのに返信獲得になかなか繋がっていない

など、スカウトから選考に繋げることに苦戦しているご担当者様も多いのではないでしょうか。

求人広告を出して応募を待つ「守り」の採用ではなく、企業側から気になる求職者に対してアプローチする「攻め」の採用手法をもっと効果的に使っていくための方法をご紹介します！

監修者情報

プロジェクトHRソリューションズ代表取締役
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月プロジェクトHRソリューションズを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

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改めて知りたいダイレクトリクルーティングとは？

ダイレクトリクルーティングとは、企業が候補者に直接メールを送ってアプローチする手法です。

ダイレクトリクルーティングは、採用効果を高められる可能性のある手法であり、候補者からの応募を待つのではなく、企業から直接候補者にアプローチする採用手法として知られています。

求職者の経歴やスキルを見た上で魅力的に見える人材にスカウトを送ることで、人材のマッチング率が高く、求職者にとっても即戦力として、より活躍できる場を見つけられることでしょう。

ダイレクトリクルーティングが注目されている背景

コロナ前は採用の売り手市場が続いていました。そのため、求人情報を掲載し求職者からの応募を待つのではなく、企業側から狙った人材に接点を増やすことができる手法として、スカウトメールが注目されています。

コロナ禍では、有効求人倍率が徐々に下落し、企業優位の採用買い手市場になりました。しかし、多くの応募者が殺到するため、本当に欲しい人材が埋もれてしまう可能性も出てきました。そのため、狙った人材へ直接アプローチするべくスカウトメールを活用する企業が増えています。

スカウトメールの種類

一口にスカウトメールといっても、スカウトメールの種類によって本文内容や役割が全く異なります。
スカウトメールは大きくわけて3つございます。

• システムで自動配信されるメール
• 1to1で送るメール
• 一斉送信されるメール

以降、それぞれのメールについて詳しくご説明いたします。

システムで自動配信されるメール

媒体に登録した細かい条件や指定したキーワードなどに合致した人をシステムが判別し、自動的にアプローチしてくれる方法です。自動でメールが送信されてしまうので、ターゲットを細かく設定する必要があります。

とにかく応募者を増やして、どういうスキルや経験を持っている人がいいのか、さらに絞っていきたい時などに、使用するのがいいでしょう。

1to1で送るメール

自身でターゲットをピックアップし、一人ひとりにあった内容でアプローチする方法です。手動で求職者を探しスカウトを送るので、求めるスキルや経験を持った人と接点が取れ、選考をスムーズに進めることができるでしょう。

一方で、一人ひとり要件にあっているかを見ていくので工数確保が必要になります。ハイレイヤーや専門職など、採用難易度の高い求人に関しては、1to1でその人にあったスカウトを送りましょう。

一斉送信されるメール

自身でターゲットをピックアップし、同じスカウト文を複数人に一斉に送る方法です。1to1でスカウトと違い、同じ内容でスカウトを送るため、工数はかかりませんが、テンプレ感がでてしまい、返信獲得には繋がりにくいです。

大量採用や、ターゲットゾーンが広い場合は、工数を加味して一斉送信を取り入れるのもよいでしょう。

開封率を上げる5つのポイント

スカウトメールを送信しても開封されなければ意味がありません。求職者にスカウトメールを読んでもらうためには、件名にこだわることが重要です。ターゲットを分析し響くメッセージにしたり、大量に送られてくるメールの中から際立つための工夫をすることで、開封率を高めましょう。

最も伝えたいことは冒頭に配置する

候補者の目に真っ先に映るのは冒頭です。 冒頭が刺さらなければ、その後の件名が読まれることはありません。年収や待遇などその求人でもっとも魅力的な部分を冒頭にもってきましょう。
また下記のようなインパクトのある定型文を冒頭に置くと、 候補者の目につき開封されやすくなります。

【○○必見】
【○月○日締め切り】
【想定年収△△万】
【〇〇経験者限定】

件名の文字数は20〜25字

スマートフォンのメールボックスに表示される件名の文字数は20字程度。これに対してパソコンは25文字程度です。
25文字以上になるとどのデバイスでも表示されないため、伝えたい内容は25字以内に抑えましょう。

人は左から右に文字を読みますので、数あるスカウトメールの中からパッと目に留まるような件名にする必要があります。言葉だけでなく【】で囲んで目立たせたり、▰▰など強調させるのも良いでしょう。

具体的な情報を盛り込む

マーケティング手法の4Uの原則の中に「Ultra Specific（超具体性）」という観点があります。具体的な数字や対象を入れるとメルマガは具体的になります。

例えば、「ベンチャー企業で裁量のある…」等と表現しても、そういった類の表現は市場に溢れており目を引きません。「NFT領域で新規事業を始めます。年収1,200万円以上～」といったように、具体的な情報、候補者の興味喚起につながるような表現の方が開封率があがります。

また、採用率など他社との差別化できるポイントを数値で表せる場合は、数値も件名に記載することでスカウトメールの開封率アップにつながります。

候補者一人一人に向けた件名を作成する

プロフィールや履歴書をしっかりと読んだ上で、「あなただから入社して欲しい」という気持ちが伝わる件名を作成しましょう。 一目で一斉送信だとわかる件名と候補者のプロフィールを読んでいるからこそ送れる件名。当然開封したくなるのは後者の自分だけに向けられた件名です。

「○○のスキルがある○○さんへ。」のような個人に向けられた件名を作成しましょう。

自社だけの魅力を訴求する

件名にオリジナリティがなければ開封率は下がります。 「残業なし」や「昇給あり」「万全のサポート体制」など当てはまる会社がいくつもあるような件名は避けるべきです。あなたの会社だから訴求できる魅力を記載しましょう。

ただし、人によっては訴求ポイントを書き換えるのも重要です。希望する働き方や、待遇などの記載があれば、なによりも希望を叶えられる求人であることを示してあげることを意識しましょう。

返信率を上げる７つのポイント

スカウトメールは、闇雲に送っても怪しいと思われたり興味を示されずに無視されては意味がありません。ここでは、職種やターゲット問わず重要なスカウトメールの作成ポイントを7つご紹介します。

ターゲットを明確にする

スカウトメールを送る相手のペルソナは必ず設定しましょう。年齢、性別、経験職種、転職動機など具体的な人物像を描くことが大切です。

例えば、転職したい人と復職したい人では希望する勤務条件や勤務時間が異なります。また、未経験者と経験者によっても仕事や企業に対して魅力を感じる部分が異なります。

つまり、「誰」にスカウトメールを送るのかによって、訴求するべき内容や伝え方も変わってくるのです。

また可能な限り、受け取る候補者目線になって考えることが重要です。すなわち、候補者の境遇を想像するということです。何百件もスカウトを受け取っている候補者はこのタイトルで目が惹かれるのか、自分だったらどうだろう？月並みな表現になっていないだろうか。

あまり何も考えずに、「突然のご連絡失礼いたします。」と冒頭に記載すること自体が、テンプレ感を高めてしまいます。

スカウト媒体の特性を知る

媒体ごとに得意な業種やレイヤーがございます。各求人にあわせてスカウト媒体を使い分けることはもちろん、文章量などにも気を付けることが必要です。

例えば、PCではなくモバイルユーザーが多いスカウト媒体ではワンスクロールで見れる量と言われている200文字前後にするなどです。

冒頭でアテンション（興味・感心）を獲得する

メールの開封後は本文に目を通してもらう必要があります。そのため、本文は簡潔でわかりやすくすることが重要です。

「自分の会社を知ってもらいたい」という気持ちは分かりますが、求職者のもとには大量のスカウトメールが届いています。その中で、長々と会社説明や募集背景を書き連ねるだけでは読んでもらえません。冒頭でアテンションを獲得できる構成にするのが良いです。

大前提として受け取る候補者はスカウト文全文を全て読むことはない、と考えていいでしょう。例えば冒頭にカスタマイズ文章でスカウト配信した理由を具体的に述べる、などが推奨です。

専門職種へのスカウトメールは現場や世間の声を聞き入れる

業界・職種によって、求職者の求める情報はまったく同じではございません。

専門性が高く、次の会社でどういうスキルを身に着けられるのかを知りたい人が多い業種や、業界的に年収がなかなか上がり辛いと言われているなど、ただ自社の魅力を伝えるだけではなく、求職者の立場にたってスカウト文を作成することを心がけることが大切です。

返信のハードルを下げる

これは可能であればですが、なるべく返信のハードルを下げてあげることが重要です。スマホでクイックにスカウトを見て興味を持ってくれた候補者がすぐに返信できるように、

”返信だけでも結構です”
”志望動機も不要です”
”カジュアル面談は現場が対応します”
”30分だけでもいいです”
”キャリア相談でもよいので”　など

なるべくスカウト返信のハードルを下げ、初回接点を作れるようにしましょう。

スカウトメールは通勤・退勤時間帯に送る

スカウトメールを送る時間帯にも注意すべきです。スカウトメールの送信が朝早すぎたり、夜遅すぎたりすると「ブラック企業」という印象を与えてしまう可能性があります。

そのため、8時〜18時の時間帯に送信するようにしましょう。特に、通勤時間の朝8〜9時や退勤時間の17時〜18時に送信すると返信率がアップするといわれています。

レジュメに記載のある内容だけではなく、そこから読み取れるパーソナルな部分に注目する

数あるスカウトメールの中から、他のメールとの違いを見せるなら、レジュメから読み取れるスキルや経験ではなく、そこから読み取れる求職者の特性を記載してあげましょう。

例えば、数十億のプロジェクトをリードしてきた経験がある求職者に対して、”周りを巻き込む力””組織牽引力”、”プレゼン力”や”マネジメント力”に長けているど、この経験をしているからきっとこういう人だよねという部分を読み取り記載することで、オンリーワンのスカウト文を作ることができます。

もっと詳しい内容を知りたい方は、スカウトを成功させる8つのコツ！文面作成や候補者対応のポイントも紹介　もご覧ください。

スカウトメールの悪い例文と注意点

次に、先のポイントを抑えていない悪いスカウトメールの例文を紹介します。

明らかに一斉配信されたと分かるような件名と本文です。全体的に手抜き感が出てしまっています。また、訴求したい魅力が不透明であるため、転職するメリットが伝わらず、働くイメージを掴めません。さらに、冒頭から会社情報や募集内容を長々と書いているため、応募者が最後まで読もうとは思えない内容になってしまっています。

「ターゲットの存在が抜け落ちてしまっている」というのが悪いスカウトメールの特徴です。メッセージの先には必ず相手がいることを忘れず、しっかりと相手を意識して文面を作成することが大切です。

【職種別】スカウトメールの良い例文

ではターゲットの方から返信してもらいやすくなるスカウトメールはどのようなものでしょうか。ここではITエンジニア（経験者）向けのと営業職（未経験者）向けの例文をご紹介します。

ITエンジニア（経験者）向けのスカウトメール

例文

ポイント

営業職（未経験者）向けのスカウトメール

例文

ポイント

専門職向けのスカウトメール

例文

ポイント

即日効果を出したいならスカウト代行サービス

スカウト代行サービスとは、ダイレクトリクルーティング（企業が求職者に直接アプローチする採用手法）を代行で行うサービスのことです。

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【2024】スカウト代行サービスおすすめ21選｜料金・相場・選定方法まで徹底解説

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リクルーター担当・原稿担当・応募者担当の3名体制でデータを基に採用業務を後押しすることで「スケジュールを開けていれば、候補者との面接を用意してくれる」という体験を実現します。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回はスカウトメールの書き方について詳しく解説しました。スカウトメールの書き方を工夫することで、応募者からの返信率が上がり、企業が本当に欲しい人材の採用に繋がります。スカウトメールを作成する際に本記事を参考にしてみてはいかがでしょうか。

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