採用業務にRPAを導入して人事の負担を軽減｜導入メリットや手順を解説

人手不足、業務効率化、働き方改革—。これらの課題を抱える企業にとって、RPAは救世主となる可能性を秘めています。特に、年々複雑化する採用業務において、RPAの導入は大きな効果を発揮し始めています。

しかし、「RPAって本当に採用業務に活用できるの？」「導入のハードルは高くないか？」という声も多く聞かれます。

本記事では、採用担当者の皆様に向けて、RPAの基礎知識から具体的な活用事例、さらには導入手順まで、実務に即した形でご紹介していきます。人材獲得の競争が激化する中、採用業務の効率化に悩む企業の皆様にとって、参考になる情報をお届けします。

監修者情報

株式会社uloqo
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月株式会社uloqoを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

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RPAの基礎知識

RPAに関する基本的な知識を改めてご紹介します。

そもそもRPAとは

RPAとはロボティックプロセスオートメーション(Robotic Process Automation)の略称で、人間が行っている作業をロボットで自動化することです。

RPAでは、人が行う処理手順を登録しておけば、人が操作するのと同様に、複数のシステムやアプリケーションを操作し実行することができます。そのため、RPAは企業のオフィス内の事務作業や定型業務などを効率化でき、業務の品質向上と作業時間の短縮を実現できるのです。

RPAの導入数は近年急速に増加しており、注目を集めています。この背景として、少子高齢化に伴う労働力人口の減少や働き方改革の要請があります。これにより、多くの企業で業務効率化・業務改善の必要性が高まっているのです。

出典：）少子高齢化で労働力人口は4割減　みずほ総合研究所

RPAの特徴

RPAはシステムの構築が不要で、一からプログラミングをする必要がありません。チャートやステップを用いることで、ユーザー自身で簡単にロボットの作成・修正ができます。

RPAに記憶させた工程は現場で柔軟に変更することができるため、変化に対して柔軟かつスピーディに対応可能です。これが、今まで導入されてきたITシステムとは大きく違う点です。

また、RPAは人間と違い24時間365日稼働できます。そのため、自動化したい業務の動作をRPAに記憶させ、夜間に実行させておくことも可能です。

RPAの得意業務

RPAはパソコン上の決まった業務を記憶させれば、基本的にはどのような業務でも行えます。そして、その中でも得意とする業務が2つあります。

1つは定型化されている業務です。RPAは、基本的には設定されたプロセスを、設定された通りの順番で設定された通りに実行することしかできません。そのため、RPAは決められたプロセスをもとに何度も同じ動作を繰り返すような単純作業に向いています。例えば、採用業務において、応募者に一斉メールの配信をするなどです。

2つ目はパソコンのみで完了する業務です。RPAは基本的に、パソコンにソフトとしてインストールし、そこで行われる一連の作業工程を記憶することで業務を行います。そのため、全ての業務がパソコン上で完結する業務に向いています。採用業務においては、複数のアプリケーションを立ち上げながら応募者の大量のデータを統一したりまとめたりすることができます。

パソコン上で動作し定型的かつ繰り返し型の作業は、RPAの導入によって著しい効果をもたらすでしょう。

採用業務にRPAを導入する3つのメリット

採用業務にRPAを導入するメリットとしては、以下3点が挙げられます。

人事の定型業務の効率化

採用業務には定型的な作業が非常に多いです。具体的には、面接の合否結果を確認して候補者へ結果をメール連絡したり、書類選考を面接官に依頼したり、説明会や求人イベントへの申し込み者に対して詳細な案内を添付したりなどです。

RPAは決まった手順のプロセスを自動化できるため、定型的かつ繰り返し型の作業で最大限の効果を発揮します。そのため、RPAを導入することで上記の人事の定型業務を省くことができるでしょう。

人件費などのコスト削減

先述した通りRPAによって業務品質や業務効率が向上するため、人件費の削減が期待できます。人間を雇う場合、給与だけでなく、採用・教育にも多大なコストが生じます。しかし、RPAを導入することで、コストを大幅に抑えたうえで生産性を維持・向上できます。

ヒューマンエラーの防止

RPAの導入は、採用業務の作業品質向上に寄与します。人力で事務作業を行う場合、以下のようなヒューマンエラーが発生しやすくなります。

これらのヒューマンエラーは業務の円滑な進行を妨げます。しかし、RPAを導入することで、定められたルールに従って作業を進めるため、基本的にエラーが発生しません。エラーがないことで余計な修正が不要となり、結果として作業品質が向上します。

RPA導入の手順とポイント

企業規模や業務内容によってRPAの導入の進め方は異なりますが、本項目では実際にRPAを導入するおおまかな流れについてご紹介していきます。

現在の業務プロセスを可視化

まずは、今の業務プロセスのなかで自動化できる部分を探します。今の業務の中で、どこにRPAを導入することで効率的になるかを検討することが、RPA導入の第1歩です。そのためには、今まで見えなかった業務プロセスを可視化することが必要です。

プロセスを可視化したら、どこの業務がRPA化できるのかどうかを判断します。例えば、中途採用業務を見直す場合、そのフローを細かく書き出し、その中で自動化できる業務を探します。この際、業務をどうしたいか、ToBeフローを描きながら進めることが重要です。

既存業務システムの見直し

RPA化して自動化する前に、現状の業務フローの前提となっている既存業務システムを見直すことで改善できないか検討する必要があります。なぜなら、RPAの運用にはメンテナンス工数、管理工数がかかるからです。RPAは自社で比較的簡単に設計できるため、RPA化する範囲が広くなるほど、企業が負担する工数は多くなります。

業務の見直しでは、「その業務は必要か」「その目的は何か」「他の業務と重複していないか」「そのやり方しかできないか」「順番を入れ替えられないか」といった観点から業務フローを確認し、改善できる点がないか検討しましょう。業務フローを見直すことで、RPAで自動化しやすくなります。

RPA化

RPAで自動化する業務を選んだ後は、対象業務のフローを詳細手順として書き出していきます。RPA化する業務の詳細手順を書き出すには、プロセスマップを作成すると便利です。

プロセスマップは業務プロセスが分かるように、矢印を用いたフローチャート式を採用すると良いでしょう。できる限り詳細に書き出すと、RPAを導入して手順を覚えさせる作業がスムーズになります。

採用業務でのRPAの活用事例

定型業務が多いと言われる人事業務。冒頭でも採用場面で活用できると述べましたが、具体的にどのように活用すれば良いのでしょうか。RPAをどんな採用業務に活用できるか紹介していきます。

一斉メールの配信業務

採用において、イベントの告知やスカウト・オファーメール、面接・面談のリマインドなど、メールを送る機会は多くあります。

メールの内容が定型文である場合は、RPAを導入して自動化できます。業務の負担を減らすだけでなく、連絡の抜けもれやメールの送信先を間違えるといった人的ミスも抑えられるでしょう。

エントリー内容の確認作業

データ照会はRPAの得意業務であるため、エントリー内容の確認作業にもRPAを活用できます。膨大な数のエントリーの中で、記入漏れや不備があるものを事前に仕分ける作業もRPAに任せられます。担当者の負担削減につながるでしょう。

人事業務

採用以外の人事業務にも、RPAは幅広く活用できます。社員の勤怠データの入力したり大量のデータをまとめたりするなどです。例えば、終業時に毎日、同じデータを複数システムに登録するために、幾つものシステムを立ち上げ、それぞれにIDとパスワードを入力し、データファイルをアップロードするといったこともRPAに任せられます。

まとめ

いかがでしたか。RPA導入によって、事務作業や定型業務などを効率化できるため、業務の品質向上と作業時間の短縮を実現できます。本記事を参考にRPAの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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