【例文有】好印象な採用通知メールの作り方！ポイントや項目もご紹介

一昔前までは郵送が一般的だった応募者への通知ですが、現代では、面接の連絡や選考結果、不採用通知など、さまざまな連絡や通知をメールによって行うのが一般的になりました。

中でも、採用通知メールは入社の決定や企業イメージにも影響を与える可能性があり、どのようなメールにするかが非常に重要になってきます。しかしながら、

・採用通知メールで送る項目や書き方がわからない
・採用通知メールで参考になる例を見たい
・内定辞退を防ぐ採用通知メールを作成したい

など、さまざまな悩みを抱えている担当者の方も多いでしょう。そこで本記事では、採用・不採用通知メールの書き方や例文、印象をよくするポイントなどをご紹介します！

監修者情報

プロジェクトHRソリューションズ代表取締役
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月プロジェクトHRソリューションズを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

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採用通知の方法

採用通知の一般的な方法としては、「採用通知メール」の送付と「採用通知書」を郵送する方法の2種類が挙げられます。それぞれ詳しく解説します。

採用通知メール

メールによる採用通知は、現代での採用活動における一般的な方法です。

選考結果を伝えるための事務連絡ですので、採用可否と選考参加への謝意、伝達事項などを簡潔に記載します。採用の場合には入社までのスケジュールや必要書類について、不採用の場合には受領した書類や取得した個人情報の取り扱いについて案内するケースもあります。

また、新卒採用の場合には内定から入社まで期間があるため、採用通知メールにおいても「内定者フォロー」の工夫が必要です。内定者向けイベントの案内や「気になることがあればいつでもご連絡ください」などの一言を書き添えると、入社への期待や安心感を与えることができます。

採用通知書

採用通知書は、選考を通過した候補者に対して企業が採用の意思を示す書類です。ほかのメールに埋もれて候補者が見逃してしまうリスクがある採用通知メールと異なり、採用通知書は書留などを利用して送付するため、確実に意思を伝えられる方法です。ただし、候補者の入社意思に関係なく、企業が採用意思を一方的に通知するものですので、入社について法的拘束力が発生するものではありません。

企業が採用の意思を伝える書類としては、ほかに「内定通知書」があります。内定とは、企業からの採用意思の伝達に加えて、候補者の入社意思を確認できている状態です。つまり、採用通知書を受け取った候補者の入社意思が確認できれば、その後に内定通知書を発行します。また、内定通知書の発行は労働契約の成立を意味するため、法的拘束力が発生する点にも注意が必要です。

採用通知書には、入社するにあたって必要となる以下の書類を同封します。

これらの書類を回収するためにも、採用通知書はできるだけ早く送付するのが望ましいです。また、返送期日を指定したりメール添付による返信をOKにしたりすると、書類回収をよりスムーズに進められます。

通知メールで気を付けたいポイント

採用・不採用通知メールは、選考活動を経て結果が決定した応募者に送るメールです。選考活動で送るメールの中でも、何に気を付けてメールを作ればよいか悩まれる方もいるのではないでしょうか。

ここでは採用と不採用のパターン別に、それぞれメールを作るとき、送るときに気を付けたいポイントについて解説します。内容と送り方によって応募者に与える印象が大きく異なるため、意識しておきましょう。

採用通知メールの場合

採用通知メールを送付する時期は、面接終了時からできるだけ早く、遅くとも一週間以内の送信を目指しましょう。
面接から時間が経つと、入社への熱意が薄れてしまうだけでなく、応募者が他社と併願している際に、通知までの時間が空くことで、内定辞退の可能性が高くなることが懸念されるからです。採用連絡は早ければ早い方がよく、面接当日に採用を決めたらその日のうちに通知しても構いません

入社手続きに関する提出書類や期限など、事務的な連絡事項も多いため、必要な内容を漏れなく記載することも重要です。必要なことはわかりやすく簡潔に伝えることを心がけましょう。

また、応募への感謝や入社してくれることを期待する文面などを加えれば、自社へのイメージアップや志望度を高めるなどの効果が期待できます。

加えて、送信する時間帯にも気をつけましょう。深夜や早朝にメールが送られていると、残業が当たり前の企業なのではないかと不安を与えてしまいます。同様の理由で、休日の送信も要注意です。メールの送信は平日の営業時間中にする、それ以外の日時にメールを作成しても、予約送信機能を使って平日の営業時間に送信するなどしましょう。

不採用通知メールの場合

不採用通知のメールもなるべく時間を空けず送付するようにしましょう。ただし、不採用通知はあまり早いタイミングで知らせてもかえって失礼になってしまう場合もあります。社内で判断を重ねたうえでの結果だと伝わるように、不採用通知は選考から3日から1週間以内には送るようにしましょう。

不採用通知メールは、応募者の自社に対する印象を大きく左右する可能性があるため、その内容には十分な配慮が必要です。応募者が自社の製品やサービスの顧客であったり、将来別の形で仕事上の接点ができたりする可能性もあるからです。
誠意を感じられない文面は、応募者からの自社イメージを悪化させてしまうかもしれません。

不採用通知の際にも、応募してくれたことへの感謝を伝え、言葉遣いにも失礼がないように留意することが大切です。可能であれば、選考中の前向きな印象などを記載すると、不採用という結果に対するネガティブな印象を軽減する効果が期待できるでしょう。

また、応募書類の取扱いについて明記することも大切です。
求職者の中には、履歴書や職務経歴書で送付した個人情報の取扱いを気にする方も多いため、メールの文中に「お預かりしました応募書類につきましては、責任を持って処分させていただきます。」といった文章を必ずつけるようにしましょう。

通知メールに記載すべき項目

採用通知メールを書く時に意識すべきポイントは以下の3つです。

・簡潔な文章を心がける
・結果を問わずお礼を伝える
・担当者名や連絡先は忘れずに明記する

企業からのメールは、事務的で無機質な印象を与えやすいです。それ自体が悪いことではありませんが、応募してくれたことへの感謝の気持ちは心のこもった文面で伝えるのがいいでしょう。

上記3つのコツをふまえて、ここからは記載すべきメールの内容を採用・不採用に分けて解説していきます。

採用の場合

①件名

件名が曖昧な表現になってしまうと、重要度の低いメールだと認識されて読んでもらえない可能性があります。件名に「採用通知」と入れ、採用を知らせる重要なメールだということがしっかりとわかるようにしましょう。

②応募者の名前

本文の冒頭に応募者の名前をフルネームで書きます。

③名前・挨拶

社名や採用担当者の名前、採用面接を受けてくれたことに対するお礼を書きます。

④選考結果

採用が決定したことを簡潔に伝えます。

⑤今後の手続き

入社時に必要となる書類や入社までのスケジュールなど、今後の手続きを明記します。不明点があった時の問い合わせ先や担当者名も忘れずに書きましょう。

⑥結びの挨拶

最後に結びの挨拶を入れます。

不採用の場合

①件名

採用通知メールでは件名に「採用通知」と入れ、件名を見ただけで採用の可否がわかるようにしますが、不採用通知メールの場合はその必要はありません。

②応募者の名前

採用通知メール同様、本文の冒頭に応募者の名前をフルネームで書きます。

③名前・挨拶

こちらも採用通知メールと同様、社名・採用担当者（メールの送り主）の名前、採用面接を受けてくれたことに対するお礼を書きます。

④選考結果

不採用が決定したことを簡潔に伝えます。

⑤応募書類の取り扱い

履歴書などは個人情報保護法に基づいて取り扱う必要があるため、応募書類は処分するのか、それとも返却するのかについても明記します。

⑥結びの挨拶

最後に結びの挨拶を入れます。

【パターン別】メールのテンプレート

通知メールでは、文面によって企業の印象が左右されるため、簡潔で分かりやすく、誠意を感じられる文章にすることが重要です。メールの基本的な構成について、場面別にテンプレートをご紹介します。

実際にこのテンプレートを使用する際には、全体的な文書形式や必要な連絡事項などは参考にしつつ、自社に整合しない不自然な部分がないかをよく確認し、必要に応じて追記や修正を行ったうえで利用することが必要です。

採用通知メール

不採用通知メール

アルバイトの採用通知メール

辞退者対応メール

メールを送る前に確認しておきたい6つのこと

採用通知メールを送る前に、内容に問題がないか必ず見直しをしましょう。具体的な確認項目は以下の6つです。

・わかりやすく、読みやすい文章か
・誤字・脱字がないか
・言い回しに違和感はないか
・記載情報に誤りはないか
・連絡事項に漏れはないか
・感謝や期待など、気持ちが伝わるか

それぞれ詳しくご紹介します。

わかりやすく、読みやすい文章か

メールを作成したら送信前に読み直し、応募者が理解しやすい文面になっているかを確認しましょう。曖昧な表現で応募者に誤解を与えないか、適切に改行していて読みやすいかなどを確認することをおすすめします。

1通のメールに情報を詰め込み過ぎると読みにくくなってしまうため、一部の情報を別送したり、資料にまとめて送るなどの対策も必要です。入社手続きの詳細や具体的なスケジュールなど、伝える情報が多い部分は適切なメールの送り方も検討しましょう。

誤字・脱字がないか

採用通知メールは、一企業が発信する公式のメッセージです。誤字脱字があると、伝えたい内容が正確に伝わらないだけでなく、候補者に「適当な仕事をする人（会社）」という印象を持たれてしまう可能性もあります。

チェックする際には、目視で読み直すだけでなく、音読したり、紙に印刷したりする方法が有効です。また、文章作成者とは別の担当者によるダブルチェックを導入すると、より間違いに気がつきやすくなります。

言い回しに違和感はないか

採用通知メールは事務連絡ですので、連絡事項が候補者へ正確に伝わることが大切です。そのため、長く無駄が多い言い回しは避け、情報を簡潔に記載するよう工夫しましょう。

メールにおける冗長表現としては「一文が長すぎる」「同じ単語を連発している」「こそあど言葉が多すぎる」などが代表例です。よくある冗長表現は表やリストにまとめておくと、チェックしやすくなります。あわせて、差別や不快表現が含まれていないかも確認してください。

記載情報に誤りはないか

採用通知メールには、候補者の個人情報が記載されます。「Aさん宛のメールをBさんに送信してしまった」ということは絶対にあってはなりません。自社の印象を損ねるだけでなく、情報漏洩によって法的責任を問われる可能性もあり得ますので、個人情報の取り扱いは厳重に注意しましょう。

また、案内した内容に間違いがあると、入社手続きに支障が出ることも考えられます。今後のスケジュールなどを記載する場合は、日付や時間に誤りがないかも必ず確認してください。

連絡事項に漏れはないか

入社に必要な情報が漏れなく記載されているかどうかも、重要なチェックポイントです。入社までの流れや簡単なスケジュール、手続きに必要な書類など、候補者への連絡事項をリスト化しておくと、複数人でのチェックでもスムーズに対応できます。

忘れがちなのが、担当者への問い合わせ先です。採用通知の内容や入社手続きに関する不明点があった場合に、候補者がどこに連絡すればいいのか迷わないよう、問い合わせ先も必ず記載してください。

また、メールに書類を添付する場合には、必要な書類が漏れなく添付されているかどうかも忘れずに確認してから送信しましょう。

感謝や期待など、気持ちが伝わるか

性質上、メールは対面や電話よりも感情が伝わりにくく、必要事項のみを淡々と述べていく文章では、機械的で冷たい印象を与えてしまいます。文章の正確さはもとより、心を込めて丁寧に対応するよう心がけましょう。

メール冒頭では応募・選考参加に対する感謝の気持ちを伝え、文末では「お会いできるのを楽しみにしております」などと、候補者を歓迎している気持ちを伝えましょう。

採用通知メールでより印象をよくする3つのコツ

採用通知メールには、企業側の採用意思を伝えるだけでなく、応募者の入社意欲を高めて内定の承諾を後押しする役割があります。よい印象を持ってもらえるように、連絡のタイミングや内容、言葉遣いなどに配慮することが重要です。

レスポンスは早くする

採用通知メールは可能な限り早めに送るのが基本です。選考が終了してから遅くとも1週間以内に送るとよいでしょう。最終選考から3日以内に送ることができれば、応募者から「対応が迅速な企業」と思ってもらうことができ、印象が良くなるでしょう。

なお、選考時には「○月○日までに連絡します」と伝えるのが一般的ですが、日付を伝えているからといって、設定期限ギリギリにメールを送るのは避けましょう。連絡が遅くなると不安や不信感が募り、内定を辞退される可能性も考えられます。

スムーズな内定承諾につなげるには、採用が決まった段階でできるだけ早く採用通知メールを送信することが重要です。

応募者個人へ向けたメッセージを添える

採用メールは、必要な連絡事項も多く、どうしても事務的な内容になりがちですが、応募者との限られたコミュニケーションの場として極めて重要なものといえます。

選考のなかで評価したポイント、入社にあたって歓迎する気持ちや期待など、応募者個人に向けたメッセージを伝えることは、本人の入社に向けた動機付けにもなり、内定辞退の可能性を下げる効果も期待できるでしょう。

あくまでビジネスメールであり、過度にくだけた馴れ馴れしい内容は不適切ですが、応募者個人に合わせた内容を加えることで、「この会社で働きたい」と思ってもらえるように、相手の気持ちにも配慮したメールを作成することが重要です。

電話でも採用通知を行う

応募者へ採用通知を行う際は、メールだけでなく電話を併用するのもおすすめです。

メールでの採用通知の場合、他のメールと埋もれて確認してもらえない可能性があります。電話を併用することでスピーディかつ確実に採用の意思を伝えられるほか、誠実で丁寧な印象を持ってもらいやすくなります。

また、エージェントを利用している場合は、電話でいち早く連絡をすることでエージェント自体も迅速に動いてくれる可能性があります。採用が決まった時点で電話で連絡をすることで、最終選考での熱が冷めないうちの採用承諾につなげる効果が期待できるでしょう。

採用連絡をスムーズにするための3つの手法

かつては、あえて採用連絡までの時間を延ばして、応募者と駆け引きするような企業もありましたが、人材不足の状況が見られる昨今では、他社との人材獲得競争という要素もあるため、できるだけ早いアクションが求められます。

採用連絡では、面接日程の調整や選考結果の通知など、選考プロセスをつなぐコミュニケーションとしても、その対応の速さとスムーズさは極めて重要な要素と考えられます。採用連絡の対応スピードを上げるためにも、自社の状況に応じた環境整備が必要です。

採用管理システム(ATS)を導入する

採用管理システム(ATS)とは、求人広告の出稿や応募者の管理、選考活動の進捗管理などをまとめて行えるシステムのことを指します。採用管理システムを導入することで採用後の連絡をある程度自動化できるので、業務効率が大幅に高まるとともにヒューマンエラーも予防できる点がメリットです。

採用管理システムを導入するときは、選考状況の管理など自社が求めている機能を搭載しているもの、選考に使用している求人サイトと連携できるものを選ぶとよいでしょう。

採用管理システムについて詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください
参考記事：【2023】採用管理システム（ATS）比較30選｜機能・選び方・メリットなどをご紹介

採用代行サービスを利用する

採用代行サービスは、採用連絡や求人広告の出稿、選考日程の調整など採用活動の一部を代行するサービスです。

採用代行サービスを利用すれば、それまで採用活動に割かれていた人員が他の業務に注力できるようになります。自社で採用活動を行うよりも、採用にかかるコストを削減できる場合がある点もメリットのひとつといえるでしょう。

採用代行について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください
参考記事：【2024】採用代行（RPO）おすすめ15社比較！料金相場や業務も解説

テンプレートを活用する

本記事でご紹介したようなメールで使用する文面のテンプレートを用意しておくと、都度文章を作成する手間が省けます。採用時・不採用時、新卒用・中途用のほかにも、入社に必要な書類を添付する場合、個人情報の取り扱いについて案内する場合など、複数のパターンを想定してテンプレートを用意しておくと、よりスムーズです。

とはいえ、自社で複数のテンプレートを一から作成するのも手間がかかりますので、無料で配布されているテンプレートを活用してもよいでしょう。テンプレートは一度用意して終わりではなく、自社に必要な情報を書き足し、少しずつカスタマイズしていくとより使い勝手が高まります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は、採用・不採用通知メールの書き方や例文、印象をよくするポイントなどをご紹介しました。

採用・不採用通知メールを送る際には、ぜひ本記事を参考にしてみてください！

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