労働人口の減少が進む中、業務効率化のために人事業務をアウトソーシングする企業が増えてきています。しかしながら、
・人事アウトソーシングを導入すべきかわからない
・人事アウトソーシングのどのサービスを利用すべきかわからない
という方は多くいらっしゃるのではないでしょうか。そこで本記事では、「人事アウトソーシングのメリット・デメリット」や「人事アウトソーシングの選び方・おすすめ企業」を紹介致します。
監修者情報
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月プロジェクトHRソリューションズを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら
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人事業務代行(人事アウトソーシング)とは
「アウトソーシング」とは、業務を外部委託することです。他企業に代行を依頼することで外部の専門的なノウハウを活用できるうえ、その分野の負担を軽減し他業務により戦力を集中させることができます。
特に人事関連の業務を外部委託することを、「人事業務代行(人事アウトソーシング)」と呼びます。
人事業務代行(人事アウトソーシング)に委託可能な4つの業務
人事業務代行に委託可能な業務はどのようなものがあるのか紹介します。委託可能な業務は主に4つあります。
給与計算、勤怠管理
給与計算の代行企業は、給与計算から給与明細の作成・振り込みまでの一連の工程を代行します。勤怠管理や給与把握をクラウド型システムで行う企業が多いため、社員がWeb上で確認でき業務工数を大幅に削減することができます。
社会保険業務
社会保険は、健康保険、厚生年金、雇用保険、労災保険等様々ありますが、社会保険業務では、これらを適切に運用するための業務を行います。
社会保険標準報酬の見直しや賞与支払い届、育児休業といった社会保険業務も委託が可能です。専門知識のある企業に代行を依頼することで、迅速かつ正確な処理が期待できます。
面接、採用
社員採用を委託することで、求人募集による説明会実施、選考や面接等を代行してもらうことが可能です。人材確保が難しい近年において、ノウハウや実績のある代行企業に面接・採用を依頼する会社は増加傾向にあります。
面接・採用においては以下のように様々な業務があります。
・ターゲットの把握
・求人広告の作成
・プロモーションの実施等
人事代行では、これらのノンコア業務を委託することができ、コア業務に集中することができます。
人材育成
人材育成は、企業に属する既存の従業員の成長をサポートするための業務になります。
以下のような業務があります。
・フィードバックや評価
・キャリア支援
・リスキリング
・メンタリング
人事代行サービスではこれらの人材育成の業務も代行が可能です。
また研修運営や人事評価制度構築を代行する企業もあります。研修代行では事前準備から研修後のフィードバックまでを委託できるため、研修に必要な人手やスキルを節約し他の業務に回すことが可能となります。
このように、人材管理だけでなく給与計算や社会保険といった労務業務も委託することが可能です。
人事業務をアウトソースするメリット
人事業務をアウトソーシングするメリットについて紹介いたします。
コスト削減
先ほど紹介したように、人事業務は様々な業務があり、企業の生産活動に不可欠な人的資本に関連する業務です。
そのため、人事業務には豊富なノウハウや知識が必要であり、自社で全てを行うためには多大な労力や時間をかけることになります。
人事業務をアウトソーシングすることで、労力・時間に加え人件費や管理システム等の経済的負担も節約できるため、コストダウンにつながります。
コア業務の活性化
人事業務はバックオフィス業務の一部であり、直接的に企業の売上に繋がるものではありません。そのため、企業の利益のためにはフロントオフィスに注力する必要があります。
人事業務のアウトソーシングは人事業務に充てられていた人員と時間を削減することができるため、それらの資源を、人事制度改定やタレントマネジメント等のコア業務に利用することでより大きな業績向上につなげられるでしょう。
法令対策
働き方改革が進む中、社会保険や労働基準法は頻繁に改正されています。改正への対応が疎かになれば法律違反として罰せられる恐れもあります。
代行企業はこれらの法律に精通しており、最新の情報にキャッチアップできます。そのため、代行企業に委託すれば法律違反の可能性を回避できるうえ、より正確かつ迅速な対応が可能となります。
人員不足の問題を解決
人員不足の企業の場合、人事業務を外部委託することによって、より少ない人員で企業活動を実施できるようになります。定型業務を委託することで、コア業務に必要な人員だけで会社を運営することができるのです。
人員不足の中で、コア業務に注力するために1つのソリューションとして人事業務代行は有用だといえます。
人事戦略への活用
外部企業に委託することで、自社に人事関連のノウハウを仕入れより高度な人事戦略を検討することが可能です。企画等の上流工程に生かし、自社の人事業務見直しに利用できます。
情報セキュリティの向上
人事データは従業員の個人情報等、機密性の高い情報を扱います。そのため、信頼性が高く情報セキュリティに精通している人事代行サービスへと委託することによって、情報セキュリティの向上を享受できるという利点があります。
データ漏洩や不正アクセスは企業活動において、重大なリスクとなるため、情報セキュリティのノウハウがない企業は人事代行サービスの活用を検討すべきだといえます。
人事業務をアウトソースするデメリット
人事業務をアウトソースするデメリットを紹介いたします。
ノウハウ蓄積が困難
人事業務を一括で委託すると、自社で行う場合と比べてノウハウ蓄積が困難になります。そのため委託を中止したりインハウス運用に移行した際、業務遂行まで一定の工数がかかります。内製化する業務と委託する業務との線引きをあらかじめ明確化しておく必要があるでしょう。
情報漏洩リスクを考慮して対策を講じる必要
人事業務は個人情報を扱うため、データの受け渡しには細心の注意を払う必要があります。そのためにはITネットワークのセキュリティ確保や業務フローの確立等が有効です。
予想以上のコスト負担
アウトソーシングが必ずコスト削減につながるとは言えません。サービス体系を自社に合わせてカスタマイズする中で、従来より費用がかさむ場合もあります。コストとサービスを釣り合わせ、委託する業務内容や経営状況に即して判断しましょう。
組織文化への理解不足
人事代行会社は、様々なクライアントを抱えているケースが多いです。そのため、自社の企業文化を理解しきれないというデメリットがあります。
組織文化を理解しきれないことによって、組織の方針と異なった人事業務を遂行してしまうリスクがあります。例えば、人材育成を業務委託する場合、自社の社員としてのあるべき姿と代行会社の人材育成のやり方にミスマッチが起こる可能性があります。
迅速な対応や柔軟性の問題
人事代行サービスは、多くのクライアントに対応していることから、自社における急な人事業務の方針転換に対して柔軟かつ迅速に対応ができないケースがあることは考慮すべき点です。
このデメリットを払拭するためには、コミュニケーションをどれだけ円滑に取れるのか？急な要望にどれだけ迅速に対応できるキャパシティがあるのか？を十分考慮する必要があるでしょう。
人事業務代行(人事アウトソーシング)の費用・相場
一般的な費用相場は以下の通りです。
給与計算代行
給与計算代行の相場は、従業員50名の会社で1カ月当たり4〜6万円程度です。そのため、社員1人当たり1000円程度/月に変換できます。
給与計算代行に関しては、業務を標準化しやすいためコストはあまりかからないです。人員不足の企業にとっては定型業務を安価で減らすことができるためおすすめです。
採用代行
採用代行は、料金体系が様々あるため、料金体系ごとに相場が異なります。
月額制
月額固定制は、毎月決まった額を運用代行会社に支払う料金体系です。採用活動の成果に関わらず、代行会社が実行した業務によって料金が決定されます。
相場は5〜35万円/月です。
成果報酬
面談や採用に至った人数に応じて料金を換算するシステムです。完全成果報酬では、KPIを達成しなければ、料金は発生しないという点が固定報酬制との大きな違いになります。
相場は5万円/1面談、25万/1人採用です。
これらは、あくまで費用相場ですので、委託する業務内容によって異なるという点は注意してください。
研修代行
研修代行の料金相場です。研修代行は1日単位での料金相場になります。
10万円～15万円/半日
15万円～30万円/全日
評価制度設計
年間120万円～360万円前後
ほとんどの代行企業はヒアリングを行い、予算に合わせてサービス内容を設定しています。そのため上記の相場は参考程度にとどめ、自社の課題や希望する内容に合わせて代行する業務を決めましょう。
人事業務代行サービスの選び方
人事業務代行サービスの選び方を紹介します。
料金体系
人事代行サービス会社はそれぞれが多様なサービスと料金体系を展開しています。料金体系に関しては、月額制や従量制等様々あるため自社にとって最適な料金体系のサービスを選択すべきです。
また委託業務以外の作業を依頼する場合に、別途料金を取るのか否かに関しても各社で異なるため注意すべきです。自社の予算とアウトソーシング料金との兼ね合いでサービスは決定しましょう。
実績
人事業務代行サービスの選択の仕方として実績の面も重要です。人事業務代行サービスでは各社でノウハウの量や強みの担当領域も異なります。自社の人事業務に最適なサービスを選択すべきです。
また、コストを下げることばかり気にしていては、人事業務代行サービスを使うことによる効果は薄れてしまい結果としてROIが下がってしまいます。そのため、実績と料金(コスト)の両面からサービスを選択することが望ましいです。
セキュリティ体制
人事業務は社員の個人情報や会社情報を扱うため、重要な機密情報になります。そのため、業務委託をする際は、セキュリティ面の安全性も考慮してサービスを選択すべきです。
ISMS(情報セキュリティ管理システム)への取組やプライバシーポリシー、情報セキュリティ認証の取得有無などを確認してサービスを吟味しましょう。いくら実績と料金体系が魅力的だとしてもセキュリティ面に穴があった場合、企業に取って大きなリスクとなるため、必ずセキュリティ体制は考慮してサービスを選びましょう。
専門性
自社の代行したい業務に関する専門性を有しているか？は人事代行サービスを選ぶうえでのポイントになります。
数多の企業が人事代行サービスを提供しているため、企業ごとに専門とする領域は異なっています。自社の委託した業務に関する専門性を持たない企業に委託してしまった場合、かえって非効率的で費用が高くなってしまうという可能性もあります。
そのため、委託業務と代行会社の専門性がマッチしているかは重要な検討要素になります。
柔軟性
先ほど人事代行サービスのデメリットとして挙げた、迅速な対応や柔軟性の問題に関しても、代行会社を選ぶうえでのポイントになります。
経営戦略や組織体制の変化に伴って、人事の方針も大幅に変更されることもありえます。人事の方針が変更されると当然人事業務の内容も変更されます。人事業務が変更された場合、人事代行サービスはその変更への対応に迫られます。
しかし、多くのクライアントを抱えている人事代行サービスの場合、こうした変化へ柔軟、迅速に対応することが難しい場合もあります。
よって、この点に強みを持つ代行サービスを選択するという選び方もあるといえます。
人事業務代行(人事アウトソーシング)サービスを提供する企業一覧
人事業務代行サービスを提供する企業の中でおすすめの企業をいくつか紹介いたします。
株式会社uloqo
株式会社uloqoでは、面接・採用代行、人事評価制度設計、労務コンサル等人事領域の課題に対して様々なプロジェクト支援実績を有します。
取引先企業数は、50社以上にのぼり、契約継続率は90％を超え、数年以上の契約クライアント様も多数です。クライアント企業様は大手東証一部上場企業から5名規模のスタートアップまで様々です。
柔軟なサービス設計や深い専門知識を有したコンサルタントが在籍している点、他社比較でも非常に安価な価格設定が特徴です。豊富なケーススタディを基にした上流工程の企画から下流の実業務まで一気通貫で代行が可能です。また、月額費用以外に追加コストが発生することはありません。
ソーシャリンクス株式会社
ソーシャリンクス株式会社では、人事・経理・法務・総務等のバックオフィス業務を受諾します。管理部門に必要な負担を軽減し、コストダウンと利益転換を実現できます。専門知識やスキルが必要な管理部門の業務を委託できるため、最大で50％のコスト削減が可能です。
i6コンサルティンググループ株式会社
i6コンサルティンググループ株式会社では、人事関連業務の全般を支援・高度化します。人材発掘から採用・社員教育・組織編成・労務処理にわたって、各分野のプロフェッショナルが実務経験に即してサポートします。
レジェンダ・コーポレーション株式会社
レジェンダ・コーポレーション株式会社では、主に採用活動と人事労務を支援します。自社で独自に開発したクラウド型人事システム『HER』を用い、人事情報の一元管理と従業員への直接的なサービスを行います。
NOCアウトソーシング＆コンサルティング株式会社
NOCアウトソーシング＆コンサルティング株式会社は、人事に関するアウトソーシングサービスを提供しています。給与計算から労務管理、福利厚生の一環として企業型確定拠出年金（DC）の導入支援サービスまで広く行っている点が特徴です。「SMART LINK」というクラウド型の自社システムも有しており、一貫したサポートを期待できます。
株式会社JOE
株式会社JOEはサクラ情報システムのグループ会社です。給与管理から人事・勤務管理、マイナンバー管理まで、クラウドサービス「ITO」を用いて支援します。人事・給与業務に関して約50年の実績があり、長年の実績とノウハウによって質の高いサービスが期待できます。
エイチアールワン株式会社
エイチアールワン株式会社は、人事業務に関するアウトソーシング・マネジメントに特化した企業です。パナソニックや三菱商事など大手企業の業務受託実績もあり、信頼度の高いサービスが期待できます。受託する業務内容は限定的なものから網羅的なものまで様々であり、会社規模に関わらずサービスを提供します。
株式会社トライアンフ
株式会社トライアンフでは、戦略立案から業務代行に至る人事業務全てを総合的に引き受けます。実際の人事現場に入り、顧客の現状に即した提案を行って業務に挑み、リピート率90％以上の実績を上げています。
株式会社A&Mコンサルト
株式会社A&Mコンサルトでは、ビジネスパートナー事業とコンサルティング事業を主に行っています。顧客が課題を抱える業務について話し合い、該当の業務サポートを低価格で提供しています。コンサルティング業務100社以上、リピート率90％以上の実績があります。
まとめ
人事業務をアウトソーシングすることで、業務を効率化し人材を有効活用することができます。この機会に自社の人事業務を見直してみるのはいかがでしょうか。本記事が人事業務代行（人事アウトソーシング）を検討されている方のご参考になれば幸いです。
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