従業員を抱える企業にとって、常に行わなければならない業務の一つが勤怠管理業務です。従業員の就業状況を正しく把握するために必要な勤怠業務は、重要である一方、管理が複雑で負担の大きい業務でもあります。
「管理する項目が多くて面倒くさい！」
「別の業務に集中する時間が欲しい！」
そう考えている企業も多いのではないでしょうか。そこで、近年では勤怠管理を含めた複雑な労務業務を外部に委託し、自社の業務負担を減らす企業が多くなってきました。本記事では勤怠管理に関する代行サービスについて業務内容やメリット、サービスを選ぶ際の注意点を含めて詳しくご紹介します。
勤怠管理代行（アウトソーシング）とは？
勤怠管理代行（アウトソーシング）とは企業内の労務事務である勤怠管理業務をアウトソーシング（外部委託）することです。労務事務とは企業内の労働に付随した関連業務全般を指し、事務処理や管理業務が一般的な業務内容です。では、外部委託が可能な勤怠管理とはそもそもどのような労務事務なのでしょうか。
勤怠管理とは
就業規則とは企業が従業員の出退勤や欠勤などの就業状況を管理し、適切かどうかチェックする業務です。一般的にはタイムカードや出勤簿を利用した勤怠管理システムを導入し、勤怠管理を行います。勤怠管理の主な業務内容は以下のとおりです。
・労働時間のチェック
・残業時間の管理
・有給休暇、長期休暇の管理
・シフト登録
・出勤欠勤日数管理
勤怠管理の目的
勤怠管理を行う目的は主に以下の項目があります。
・適切な人事評価
・給与計算
適切に従業員の労働時間を管理することで法定労働時間（1日８時間、週４０時間と法律で定められた労働時間）を守れているか、時間外労働時間は適正かどうかなどの従業員の就業状況を適切に把握することができます。よって、労働時間に問題があれば早期に発見し、過剰労働の防止が可能です。
さらに、勤怠管理のデータは給与計算業務という別の労務事務にも利用されます。従業員の正しい給与を支給するためにも勤怠管理業務は重要です。
【関連記事】給与計算代行（アウトソーシング）とは？サービス7選比較！
勤怠管理代行（アウトソーシング）が行う業務内容
勤怠管理代行（アウトソーシング）には
・クラウドサービス
以上の２つのサービスがあります。
オンラインアシスタントサービスは、企業の人事部などが行う勤怠管理を外部企業がオンラインで代行してくれます。
クラウドサービスは、勤怠管理ソフトを導入し、クラウド上で勤怠管理を行うサービスです。ソフトを導入することにより、煩雑な業務を自動で管理してくれます。これは、ソフトのサービスを利用していますが、自社で管理を行うので、アウトソーシングするという意味では勤怠管理代行とはオンラインアシスタントサービスを指すことが一般的です。
勤怠管理代行（アウトソーシング）サービスを利用することで代行可能な勤怠管理業務は主に以下の内容があります。
・労働時間のチェック
・残業時間の管理
・有給休暇、長期休暇の管理
・シフト登録
・集計業務
勤怠管理代行（アウトソーシング）のメリット
勤怠管理を外部委託することによってさまざまなメリットがあります。
コストを削減できる
勤怠管理をアウトソーシングすることで企業内での勤怠管理にかかるコストを削減できます。
例えば労務・人事担当者の人件費、勤怠管理に使用するシステムの費用です。勤怠管理は業務内容が煩雑なうえに、給与計算まで一貫して行う場合は専門知識を要するため、金銭的な面だけでなく時間的な教育コストも要します。勤怠管理業務を外部委託することでこれらの費用を削減できます。
コア業務に集中できる
勤怠管理業務は毎日の従業員の就業状況を把握するために行うので定期的な管理に時間を費やす必要があり、トラブルが起きた場合はすぐに対応しなければいけません。アウトソーシングすることにより、勤怠管理に割く時間を削減できるので企業内の主要な業務に集中することが可能です。
法令改正に対応できる
毎年のように改正される労働に関する法令や税制、社会保障制度によって勤怠管理システムの変更作業が発生する可能性があります。また、新しく改正された制度を常にチェックすることもかなりの負担がかかります。アウトソーシングでそれらの管理を専門家に任せられるので、法令改正に対する負担を軽減できます。
勤怠管理代行（アウトソーシング）のデメリット
勤怠管理をアウトソーシングすることでさまざまなメリットがある一方、デメリットも生じます。
勤怠管理のノウハウが自社に蓄積されない
勤怠管理代行によって、社内に勤怠管理業務の知識が蓄積されなくなります。
代行によって労務・人事担当者は主要業務に集中できる一方、労務の知識を活かす場で業務をしなくなります。勤怠管理のノウハウが社内に蓄積されないと、勤怠管理代行を依頼した企業になにかあった時に自社での対応ができなくなります。
情報漏洩の危険がある
勤怠管理業務をアウトソーシングする場合、勤怠管理代行サービスを提供している外部企業に従業員の情報を渡す必要があります。また、初期に渡した企業情報に加え、勤怠管理を委託すれば自社の企業情報が他社に蓄積されることになります。外部に勤怠管理をアウトソーシングするということは自社の情報を社外に持ち出すことになるので、情報漏洩のリスクが発生します。
勤怠管理代行（アウトソーシング）サービスを選ぶ際の注意点
勤怠管理代行（アウトソーシング）の利用を検討している際、実際にどの基準でサービスを選べばよいのでしょうか。ここでは勤怠管理代行（アウトソーシング）サービスを選ぶ際のポイントをご紹介します。
代行可能な業務内容が自社に合っているかどうか
勤怠管理業務にもさまざまな項目があります。従業員の出退勤から取得休暇の計算まで勤怠に関する業務を一貫して代行依頼したい場合や、出勤データの集計など業務の一部を依頼したい場合のように企業の依頼したい内容はさまざまでしょう。
自社でどこまでを社内で行い、どこからの業務をアウトソーシングするのか検討し、その内容に対応できるサービスを選ぶことが重要です。サービスの内容がパッケージ化されたものでなく、カスタマイズできるかどうかを事前に確認するといいでしょう。
安全性が高いかどうか
勤怠管理代行（アウトソーシング）のデメリットで先述したように、業務代行を依頼すると情報漏洩のリスクが発生します。依頼先が自社の情報をどのように取り扱っているか、情報管理体制がどの程度徹底されているのかに注意する必要があります。
プライバシーマークを取得しているか、業務の再委託を行っていないかなどがチェックポイントです。企業サイトを見てもわかりづらい場合は、過去の実績などを参考に信頼できるかどうか判断しましょう。
対応が丁寧かつ迅速かどうか
勤怠管理は給与計算にも使われる重要なデータです。出退勤だけでなく、残業や休暇日数など管理する項目が多く、どれも正確性が求められます。記入漏れや入力ミスがあれば時間管理のみならず、給与管理にも影響を及ぼします。
このような重要なデータを取り扱うにあたり、サービスが丁寧かつ迅速であることは重要な判断基準になります。給与計算前など期限が限られている際や、問題が発生して即時対応が求められる際などに迅速に対応してくれることは自社のその他の業務に支障が出ないという点で特に重要です。
料金が適正かどうか
上記のポイントを加味したうえで料金比較を行いましょう。また、比較する料金は代行サービスどうし以外に、サービス料金と自社で勤怠管理を行った場合のコストを比較することも重要です。
勤怠管理代行のメリットの一つにコストを削減できることがあります。よって、代行依頼の料金が自社で勤怠管理を行った場合のコストを上回っては意味がありません。自社で勤怠代行を行った場合の費用とアウトソーシングした場合の料金を比較して最適な価格を検討しましょう。
勤怠管理代行（アウトソーシング）サービス6選
株式会社uloqo
株式会社uloqoは、人事評価制度設計や労務コンサルなど人事領域の支援を強みとする企業です。
・従業員対応(ex入退社時の面談対応など)も含めて代行が可能です。自社で労務専任担当者を採用するより低いコストで、あらゆる労務業務を担当可能です。
・業務の全てをマニュアル化。インハウス運用時にもスムーズな移行が可能です。
・ディレクターとオペレーターの二名体制による支援で、上流〜下流それぞれにおける対応力を有しています。
・チャットおよび電話を通したクイックレスポンス対応が可能です。
・解約実績なし。手厚いフォローアップで満足度の高いサービスです。
CASTER BIZ HR
CASTER BIZ HRは株式会社キャスターが運営する人事労務を得意とするオンラインアシスタントサービスです。実務経験が豊富なアシスタントが、社労士資格保有者と連携しながら対応してくれます。
・人事労務に強みを持ち、勤怠管理業務以外の労務も一貫して代行可能
| 料金プラン | 契約期間 | 価格/月 |
| ベーシック | 6ヶ月 | ￥210,000（税込￥231,000） |
| ロング | 12ヶ月 | ￥189,000（税込￥207,900） |
| カスタマイズ | 要相談 | 要相談 |
フジ子さん
フジ子さんはフジア株式会社が提供するオンラインアシスタントサービスです。必要な時に必要なだけ、幅広い業務のアシスタントを低コストで受けられます。
・無料トライアルで実務能力の事前チェックが可能
・最新のセキュリティ技術で徹底した情報管理を実現
ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理は株式会社DONUTSが提供するクラウド勤怠管理システムサービスです。クラウドサービスですが、導入後もメールや電話でのサポート体制が充実しています。
・勤怠管理サービスも含め、シリーズ累計導入実績15万社突破
・必要なサービスを自由にカスタマイズ可能
SmartHR
SmartHRは株式会社SmartHRが提供するクラウド人事労務ソフトです。さまざまな人事・労務事務に対応し、目的に合わせて3つのプランからサービスを選べます。
・サービス利用継続率99％
・15日の無料トライアルで実際に機能のチェックが可能
Money Forward クラウド勤怠
Money Forward クラウド勤怠は株式会社マネーフォワードが提供する勤怠管理システムです。デザインがわかりやすく、初心者でも管理が簡単に行えるシステムサービスです。
・複数拠点の勤怠管理が可能
・法令改正に対応した迅速なアップデートが無料で可能
Fairgrit®（フェアグリット）
・直感的に「どこで何ができるか」がわかる！圧倒的使いやすさ
・劇的な業務改善効果
まとめ
勤怠管理業務は従業員の過剰労働防止や適正な給与計算のために重要な労務業務です。一方で負担の大きい業務でもあります。
勤怠管理業務代行を利用することで労務事務以外の業務に集中できるなどさまざまなメリットがあります。煩雑な管理業務を外部に任せ、コアな業務に集中したい、コストを削減したいと考えている方は勤怠管理代行サービスを検討してみてはいかがでしょうか。
この記事を書いた人
関川 懸介
株式会社uloqo代表取締役
1990年6月29日生まれ。京都府出身。
新卒でアドテクノロジーベンダーに就職。
その後、リクルートグループの人材斡旋部門において、キャリアアドバイザーとして従事。全社MVP計6回受賞、準MVP計2回受賞。2016年4月に、創業者の当時代表取締役と共に株式会社uloqoを設立。
人材紹介事業、メディア運営、HRsolution事業、uloqoに関わる全事業において、1人で立ち上げから収益化まで担う。
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株式会社uloqo労務代行サービスの6つの魅力
✓採用から労務、評価まで一気通貫のノウハウを有するコンサルタントによる労務代行で、ビジネス視点を持った提案が可能です。
✓従業員対応(ex入退社時の面談対応など)も含めて代行が可能です。自社で労務専任担当者を採用するより低いコストで、あらゆる労務業務を担当可能です。
✓業務の全てをマニュアル化。インハウス運用時にもスムーズな移行が可能です。
✓ディレクターとオペレーターの二名体制による支援で、上流～下流それぞれにおける対応力を有しています。
✓チャットおよび電話を通したクイックレスポンス対応が可能です。
✓解約実績なし。手厚いフォローアップで満足度の高いサービスです。
✓広告業界最大手グループのネット広告代理店等、50社以上との取引実績あり
✓契約継続率90％以上を誇る高品質サービス
✓月額200,000円~の圧倒的コストパフォーマンスを実現
✓調査から制度検討、シュミレーション、運用までトータルでサポート
✓評価者研修、従業員に向けた説明会、評価シート作成、1on1面談コンサルティング等も実施
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