オンライン採用とは？メリットやデメリット、成功のポイントを解説！

近年、企業の採用活動にオンラインツールを活用するケースが増えています。従来の対面式から、Web会議システムを利用したオンライン面接へと移行することで、採用プロセスの効率化やコスト削減などのメリットが期待できます。一方で、オンライン採用ならではのデメリットや課題も存在します。

ここでは、オンライン採用の概要やメリット・デメリットを解説し、成功のポイントについて詳しく掘り下げていきます。

監修者情報

株式会社uloqo
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月株式会社uloqoを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

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オンライン採用の概要

オンライン採用とは何か、その特徴や種類、背景について説明します。

オンライン採用の定義と特徴

オンライン採用とは、インターネットを介して行われる採用活動のことを指します。Web会議システムやチャットツールなどを活用し、対面式の面接や説明会をオンライン上で実施するのが特徴です。場所や時間の制約を受けずに、効率的に採用活動を進められるのが大きなメリットといえるでしょう。

オンライン採用の種類と方法

オンライン採用には、主に以下のような種類があります。

これらの方法を組み合わせることで、採用プロセス全体をオンライン化することも可能です。

オンライン採用が広まった背景と現状

オンライン採用が広まった背景には、以下のような要因があります。

出典：）「情報通信分野の現状と課題」 総務省
現在では、多くの企業がオンライン採用を導入しており、今後もその傾向は続くと予想されています。

オンライン採用のメリット

オンライン採用には、企業と候補者双方にとってのメリットがあります。ここでは、それらのメリットについて詳しく解説します。

採用プロセスの効率化と迅速化

オンライン採用を導入することで、採用プロセスの効率化と迅速化が図れます。Web会議システムを利用すれば、面接の日程調整や会場の手配などの手間が省け、スムーズに選考を進められます。また、オンラインアセスメントを活用することで、適性検査やテストの実施も容易になり、選考期間の短縮につながります。

採用コストの削減と投資対効果の向上

オンライン採用は、採用コストの削減にも効果的です。対面式の面接や説明会では、会場費や交通費などのコストがかかりますが、オンラインであればそれらの費用を抑えられます。

また、採用プロセスの効率化により、人件費や募集広告費などの削減も期待できます。結果として、採用への投資対効果が向上し、企業の経営にもプラスの影響をもたらすでしょう。

採用候補者の応募ハードルの低下

オンライン採用は、候補者にとっても応募のハードルを下げる効果があります。対面式の面接では、会場までの移動や日程調整などの手間がかかりますが、オンラインであれば自宅から気軽に参加できます。

また、遠方の候補者も応募しやすくなるため、優秀な人材の獲得につながる可能性が高まります。

地理的制約の解消と採用の多様化

オンライン採用は、地理的な制約を解消し、採用の多様化を促進します。対面式の面接では、会場までの距離が障壁となり、優秀な人材を逃してしまうケースもありますが、オンラインであれば場所を問わず面接ができます。

また、海外の候補者や障がいのある方など、多様な人材の採用にも貢献します。

オンライン採用のデメリットと課題

オンライン採用にはデメリットや課題も存在します。ここでは、それらについて詳しく解説し、対策を考えていきます。

企業文化や雰囲気の伝達の難しさ

オンライン面接では、企業文化や職場の雰囲気を伝えにくいというデメリットがあります。対面式の面接であれば、オフィスの様子や社員の様子を直接見てもらうことで、候補者に企業の魅力を感じてもらえますが、オンラインではそれが難しくなります。

この課題に対しては、オンライン説明会で社内の様子を動画で紹介したり、社員との座談会を設けたりするなどの工夫が必要でしょう。

内定辞退率の上昇リスク

オンライン採用では、内定辞退率が上がるリスクもあります。対面式の面接を通じて築いた信頼関係が、オンラインでは築きにくいためです。この課題に対しては、面接後のフォローを丁寧に行ったり、内定者との継続的なコミュニケーションを図ったりすることが重要です。

採用判断の精度と公平性の確保

オンライン面接では、候補者の表情や仕草などの非言語情報を読み取りにくく、採用判断の精度が下がる可能性があります。また、通信環境の差によって、候補者間の公平性が損なわれるリスクもあります。この課題に対しては、面接官のトレーニングを充実させたり、複数回の面接を行ったりするなどの対策が考えられます。

グループディスカッションの実施の困難さ

オンライン面接では、グループディスカッションの実施が難しくなります。複数の候補者が同時に発言すると、音声が重なってしまい、議論が進めにくいためです。この課題に対しては、グループの人数の調整やディスカッションのルールの規定やファシリテーターの設置などの工夫が必要でしょう。

通信環境の不安定さとトラブル対応

オンライン面接では、通信環境の不安定さによるトラブルが発生するリスクがあります。画像や音声が途切れたり、接続が切れたりすることで、面接の進行に支障をきたす可能性があるのです。この課題に対しては、事前に通信環境をチェックしたり、トラブル時の対応マニュアルを用意したりするなどの備えが重要です。

オンライン採用の導入手順

オンライン採用の導入手順について解説します。主に6つのフローに分かれます。

目標の明確化

オンライン採用を導入するにあたっては、まずその目的と目標を明確にする必要があります。目的は、例えば、地理的な制約をなくしてより広範な候補者プールを確保することや、採用プロセスの効率化、さらにはコスト削減などが挙げられます。また、新型コロナウイルスのような緊急事態にも対応可能な体制を整えることが目標になる場合もあります。この段階では、例えば「半年以内にリモートエンジニアを10名採用する」といった具体的な目標を設定することで、プロセス全体の進行がスムーズになります。

採用プロセスオンライン化への準備

オンライン採用を成功させるためには、適切なツールと基盤の準備が欠かせません。採用管理システム（ATS）を導入することで応募者情報を一元管理し、進捗を把握しやすくします。さらに、ZoomやGoogle Meetといったオンライン面接ツール、またはCodilityのようなスキル評価ツールも必要です。同時に、面接をスムーズに進めるためには、安定したインターネット接続環境やウェブカメラ、高音質マイクといったハードウェアの準備も重要です。これらの基盤を整えることで、オンライン採用の全プロセスが円滑に進行します。

オンライン採用のフロー設計

オンライン採用を導入する際には、まず適切な採用フローを設計することが必要です。募集・応募の段階では、オンラインジョブポータルやSNS（LinkedInやIndeedなど）を活用して求人情報を公開し、デジタル化された応募フォームで候補者からの応募を受け付けます。次に、選考プロセスでは書類選考を行い、オンラインテストで専門スキルや適性を評価します。その後、ZoomやMicrosoft Teamsなどを使ってオンライン面接を実施します。最終段階では、電話やメールで候補者のリファレンスチェックを行うことで、プロセス全体をオンラインで完結させることが可能になります。

担当者のトレーニング

オンライン採用をスムーズに進めるには、採用担当者が十分なトレーニングを受けることが重要です。担当者には採用管理システムやオンライン面接ツールの基本操作を習得させるとともに、ツールのトラブル対応法を教えます。また、オンライン面接では候補者とスムーズにコミュニケーションを取るスキルや、対面面接では得にくい候補者の表情や仕草を観察する能力も求められます。さらに、オンライン採用では無意識のバイアスが発生しやすいため、担当者に公平性を意識した選考基準の徹底を指導することも必要です。

テスト運用とフィードバック収集

本格導入の前には、オンライン採用のフローを試験的に運用し、問題点を洗い出します。このテスト運用では、一部の職種や少人数の採用を対象に、実際のプロセスを実行してみます。そして、その結果について採用担当者や候補者からフィードバックを集め、問題点を特定します。たとえば、ツールの使い勝手や候補者への説明が十分だったかどうかなどを確認し、これらの意見をもとに採用プロセスを改善します。

本格導入と継続的な改善

テスト運用の結果を反映させた後、オンライン採用を本格的に導入します。本格導入後は、採用活動の進捗や候補者の質、採用にかかったコストを定期的に評価し、必要に応じて改善を図ります。また、社員からのフィードバックを継続的に集めることで、プロセス全体を進化させることが可能です。これにより、オンライン採用が企業の採用活動において確固たる位置を占める手法として機能します。

オンライン採用を成功させるポイント

オンライン採用を成功させるためには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。ここでは、それらのポイントについて詳しく解説します。

明確な目的設定と戦略的な導入

オンライン採用を導入する際は、まず明確な目的を設定することが重要です。単にコストを削減するためだけでなく、採用の質を高めたり、採用プロセスを効率化したりするなど、具体的な目標を掲げましょう。また、目的に合わせて、最適な採用手法やツールを選定するなど、戦略的に導入することが成功のカギを握ります。

最終面接の対面化と柔軟な運用

オンライン採用の課題の一つに、企業文化や雰囲気の伝達の難しさがあります。この課題に対しては、最終面接だけは対面で行うなど、柔軟な運用が有効でしょう。オンラインと対面のメリットを組み合わせることで、候補者との信頼関係を築きながら、効率的な採用プロセスを実現できます。

適切な機材と環境の整備

オンライン面接を円滑に進めるためには、適切な機材と環境の整備が欠かせません。安定した通信環境を確保するとともに、画像や音声の品質を高める機材を導入しましょう。また、面接官側の環境も整え、候補者に好印象を与えられるよう心がけることが重要です。

入念なリハーサルと改善の継続

オンライン面接では、予期せぬトラブルが起こる可能性があります。そのため、事前に入念なリハーサルを行い、想定外の事態にも対応できるよう準備しておくことが大切です。また、面接後は振り返りを行い、改善点を洗い出して、次回以降に活かしていきましょう。

トラブル対策と代替プランの準備

オンライン面接では、通信トラブルなどのリスクを完全に排除することはできません。

そのため、トラブルが発生した際の対策を事前に講じておく必要があります。代替の通信手段を用意したり、面接の延期や再開のプランを立てたりするなど、柔軟に対応できる体制を整えましょう。

候補者とのコミュニケーションの工夫

オンライン面接では、候補者との距離感が生まれやすく、コミュニケーションが取りにくいというデメリットがあります。

この課題に対しては、面接前後の丁寧なフォローを心がけたり、面接中も積極的に質問したりするなど、コミュニケーションの工夫が必要です。候補者の不安を払拭し、信頼関係を築くことが重要でしょう。

データ分析と採用プロセスの最適化

オンライン採用を導入する際は、データ分析を活用して、採用プロセスの最適化を図ることも大切です。応募者数や選考通過率などのデータを収集・分析し、ボトルネックを特定したり、改善策を立てたりしましょう。

また、候補者の満足度や内定承諾率などのデータも把握し、オンライン採用の効果を検証していくことが重要です。

オンライン採用の今後の展望

オンライン採用は、今後さらに普及・発展していくことが予想されます。ここでは、オンライン採用の未来について展望します。

テクノロジーの進化と新たな採用手法の可能性

AIやVRなどのテクノロジーが進化することで、オンライン採用にも新たな可能性が生まれています。

例えば、AIを活用した面接の自動化や、VRを使った仮想オフィス体験など、革新的な採用手法の登場が期待されます。テクノロジーの進化を取り入れながら、より効果的なオンライン採用を実現していくことが重要でしょう。

リモートワークの普及とオンライン採用の役割

リモートワークの普及に伴い、オンライン採用の重要性はさらに高まっています。場所や時間に捉われない働き方が浸透する中、オンラインでの採用活動は欠かせないものになりつつあります。

リモートワークに適した人材を見極め、採用していくためにも、オンライン採用の役割は大きいと言えるでしょう。

企業と候補者のマッチング精度の向上

オンライン採用の課題の一つに、企業と候補者のマッチング精度の低さがあります。

この課題に対しては、データ分析やAIの活用などにより、マッチング精度の向上が期待されます。候補者の適性や志向を的確に把握し、最適な人材を採用できるようになれば、オンライン採用の価値はさらに高まるでしょう。

オンライン採用の定着と発展への期待

オンライン採用は、まだ発展途上の段階にあります。今後は、企業と候補者双方にとってのメリットを最大化しながら、デメリットを克服していくことが求められます。

オンライン採用のベストプラクティスを共有し、ノウハウを蓄積していくことで、より効果的な採用活動が実現できるでしょう。また、オンライン採用に特化したツールやサービスの開発も進むと予想され、採用プロセスのさらなる最適化が期待できます。

まとめ

オンライン採用は、企業の採用活動に大きな変革をもたらす可能性を秘めています。オンラインならではのメリットを活かしつつ、デメリットを克服していくことで、より効果的で効率的な採用が実現できるでしょう。

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