採用プロセスとは？基本ステップや作り方、改善施策まで徹底解説！

監修者

株式会社uloqo 代表取締役

関川 懸介

アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月株式会社uloqoを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。

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採用プロセスとは？

採用活動の成果を最大化するためには、あらかじめ採用プロセスを明確に設計し、全体を一貫して運用することが欠かせません。本章では、採用プロセスの定義から、その必要性、採用形態別の違い、設計時の重要ポイントまでを解説します。

それぞれについて詳しく解説します。

採用プロセスの定義と目的

採用プロセスとは、企業が人材を採用する際に実施する一連の流れのことを指します。具体的には、採用計画の立案から求人、選考、内定、入社後のフォローアップまでを含む包括的な活動です。その目的は、企業と候補者のミスマッチを防ぎ、効率的かつ効果的に優秀な人材を確保することです。計画的な採用プロセスがなければ、感覚的・場当たり的な人材確保になりやすく、組織の成長に悪影響を及ぼす可能性があります。

なぜ採用プロセスを設計する必要があるのか

採用プロセスを設計することで、業務が属人化せず標準化できるという利点があります。人事部門内で手順や基準が明確になるため、採用担当者が変わっても一貫性のある採用活動を維持できます。また、各段階での課題や歩留まりも可視化され、改善のPDCAサイクルを回しやすくなります。設計の有無が、結果的に採用成功率や人材定着率の差に直結します。

新卒採用と中途採用で異なる点

新卒採用は年間のスケジュールに沿って行われるケースが多く、長期間にわたって母集団形成や会社説明会を実施します。一方、中途採用は随時募集が基本で、スピード感のある対応が求められます。さらに、新卒ではポテンシャル重視の選考がされるのに対し、中途ではスキル・経験に基づく即戦力評価が重視される点も異なります。これにより、プロセス設計もそれぞれに最適化する必要があります。

採用プロセス設計における重要ポイント

採用プロセスを設計する際は、「誰を」「いつ」「どのように」採用したいかというゴールを明確にすることが第一歩です。次に、そのゴールに至るまでの各段階（計画→募集→選考→内定→入社）を可視化し、それぞれのKPIを設定することが有効です。また、求職者視点での体験（採用CX）を重視することも、選考辞退や内定辞退を防ぐ上で重要です。採用管理システムの活用や、現場担当者との連携設計もポイントとなるでしょう。

採用プロセスを設定するメリット

採用プロセスを体系的に整えることは、単なる業務整理にとどまらず、採用成果そのものを大きく左右します。場当たり的な採用から脱却し、プロセスを明確化することで、企業は「採用の質」と「効率」の両立を実現できます。ここでは、特に多くの企業が実感しやすい3つのメリットを解説します。

それぞれについて詳しく解説します。

応募人数を増やすことにつながる

適切な採用プロセスが設計されていれば、母集団の増加が期待できます。丁寧に採用計画を立てて募集を行うことで、適切な形で採用候補者に自社の情報を届けられ、効率よく目標の母集団形成をクリアしやすくなるのです。

応募者の数が増えれば、それだけ自社に必要な人材を採用しやすくなります。

離職率の低下につながる

採用プロセスでは、求人時の候補者との関係づくりや、内定後のフォローなどもカバーします。
求人募集や会社説明会の段階で、仕事内容や社風について詳しく伝えるように徹底すれば、企業理解を十分に深めた状態で選考へと臨んでもらえるようになります。

また、内定後も入社前研修や内定者と自社の従業員の交流会を行えば、自社の人間関係なども知ってもらえる機会になります。このように、入社前のケアを十分に行っておくことで、入社後にミスマッチが起こる可能性が軽減されます。

ミスマッチが頻発すれば、せっかく人材採用に力を入れても離職率が上がってしまい、企業としてはかえって費用負担の増加や機会の損失につながります。

求人時から内定後まで一貫した関係構築と情報提供を行うことが、離職率の低下と企業の採用効果の最大化につながります。

採用コストを削減できる

採用プロセスを構築する目的は、採用におけるコストパフォーマンスを最大化することにもあります。
自社が求める人材像を明確にし、最適な求人方法に採用コストを注ぐことで、採用活動の効率が向上していきます。

採用プロセスを見直せば、効果の薄い求人手法や無駄な取り組みへの注力を避け、適切な採用コストで採用活動を進められるようになります。また、企業と人材のミスマッチを回避し、定着率を向上させることも、採用コストの削減につながります。

【5ステップ】採用プロセスの順序は？

採用プロセスは必ずしも決まった型があるわけではなく、自社の採用目的や採用したい業種・ポジションなどによって柔軟に組み立てていくことが大切です。
それを踏まえた上で、ここでは一般的な採用プロセスの流れを見ていきましょう。

最初は、「採用計画の策定」です。

採用計画の策定

採用活動を成功させるためには、採用計画の策定にしっかりと時間と労力を費やすことが大切です。採用計画とは、企業の事業計画に基づいて「どのような人材を」「いつまでに」「どの部署で」「何名」採用するのかを明確化したものです。

採用計画はあくまでもビジョンの実現や経営目標の達成を目的とするものであるため、人事・採用担当者だけでなく、経営層や現場の責任者なども幅広く巻き込んで話し合う必要があります。また、現実性のある計画を立てるためにも、競合他社や業界のトレンド、求職者の市場動向なども丁寧に分析することが大切です。

そのうえで、自社が求める具体的な人物像（採用ペルソナ）を設定し、できるだけ具体的に言語化する必要があります。年齢や性別、経験、スキルはもちろん、価値観や人柄、コミュニケーションの傾向、情報収集のスタイルなども細かく設定することで、採用時のミスマッチを予防できます。

また、競合他社の採用動向や市場の状況を調査し、自社に適した戦略を立てることも欠かせません。採用計画を明確にすることで、次のステップでの活動がより効果的になります。

求人募集

求人募集において大事なのは、採用ターゲットとなる人材からの応募を募ることです。募集手法は求人媒体への掲載や人材紹介会社の利用、ダイレクトスカウトなどがありますが、それぞれ特性が異なります。

たとえばエンジニアやデザイナーなど専門的なスキルをもつ人材を採用したい場合、求人媒体に掲載して応募を待つだけではうまく採用できない可能性が高いです。

なぜなら優秀な人材はそもそも採用市場に少なく、ダイレクトスカウトを通じて企業に引き抜かれる場合が多いからです。

また価値観や人柄を重視して採用したい場合は、企業の魅力を伝える採用広報の力も必要になってきます。

ビジネスSNSを活用してブランディングに注力したり、気になる候補者に直接スカウトを送って声をかけたりした方がマッチ度の高い方と出会える可能性があります。
このように、採用計画を踏まえて、自社の状況に合う求人方法を選択することが重要です。

企業説明会・セミナー

求職者に自社のことを知ってもらうためには、企業説明会やセミナーといった手段も効果的です。
「企業理念やビジョン」「仕事内容」「やりがい」「社員の雰囲気」「社風や独自のカルチャー」など、自社について幅広く伝えることで、さまざまな角度から理解を深めてもらうことができます。

新卒採用では、大手就職情報サイトによる合同説明会が開かれます。合同説明会は、自社のことを知らない学生に興味を持ってもらうチャンスです。合同説明会にはさまざまな企業ブースがあり、多くの企業の情報を集めようとたくさんの学生が来場しています。「求める人材像」にアピールする手段を考えながら有効に活用しましょう。

また、中途採用においても、特定の条件を満たす転職希望者を対象としたセミナーの開催が有効なケースがあります。たとえば、ITエンジニアの採用を考えている場合に、対象の分野でエンジニア経験のある人材を対象とした無料勉強会を開催し、自社と候補者との接点をつくるといった方法も有効です。

選考・面接

求職者からの応募が集まり次第、選考・面接のプロセスに進みます。

書類選考は、新卒者の場合はエントリーシートと履歴書、中途採用の場合は履歴書と職務経歴書（職種によってはポートフォリオなど）を提出してもらいます。これを基に、自社にとって必要な人材を判断していきます。

書類選考が終わると面接です。面接の回数は、新卒採用の場合は3〜5回、中途採用では1〜3回という企業が一般的です。
新卒採用の場合は、1回目は集団面接、2回目はグループディスカッション、3回目は個人面接など、形式を変えて実施します。最終面接は社長や役員がおこなうケースが多いようです。

近年はWeb面接も増え、一次面接と二次面接はオンライン、以降は対面型の面接という企業が一般的のようです。最終面接以外はすべてオンラインという企業も少なくありません。

Web面接のメリットは、日本全国もしくは海外からでも応募ができることです。応募者の枠が広がれば、それだけ求める人材を採用できる可能性が高くなります。

内定・入社フォロー

最終選考を終えた後は、内定通知を行います。この段階では、候補者が企業のオファーを受け入れるよう、迅速かつ丁寧な対応を心掛けます。内定通知後のフォローアップでは、入社準備をスムーズに進めるために必要なサポートを提供します。

具体的には、入社書類の準備や、入社前研修の案内などを通じて、候補者が安心して入社日を迎えられるよう配慮します。また、入社前のコミュニケーションを密にすることで、候補者のモチベーションを高め、辞退のリスクを軽減できます。入社後の活躍を見据えた準備が、採用活動の最終段階を成功に導くポイントです。

また、入社後フォローでは組織内にメンター制度を構築したり、不安がないかヒアリングする機会を設けたりと、体制を整えることが必要になります。

採用プロセスにおける課題

採用プロセスは非常に流動的なものです。
そのため、作成した採用プロセスは定期的に見直す必要があります。採用活動が上手くいっていないと感じたら、採用プロセスのどのステップに課題があるかを明らかにしましょう。

それぞれ詳しく解説していきます。

応募数が少ない

そもそも応募数が少ない場合は、求人募集のステップに問題があります。求人募集では、求職者が求人広告を見たときに第一印象で惹きつけられるか、詳細を見たときに自社の魅力が十分に伝わる内容かが重要です。

多くの企業の求人が並ぶサイトでは、第一印象のインパクトが薄いと他の企業の情報に埋もれてしまい、閲覧すらしてもらえません。また、掲載されている情報量が少なかったり、内容が具体的でなかったりすると、実際にはたらくことがイメージできず求職者を不安にさせてしまいます。

応募数を増やすには、求職者の立場になってどのような印象を与えたら企業に興味を持ってもらえるか、どんな情報を提供したら「この企業をさらに詳しく知りたい」「選考に参加したい」と思ってもらえるかを意識しながら募集に臨むことが重要です。

求める人材に出会えない

求める人材に出会えない場合は、求人募集や企業説明会のステップに問題があります。求人募集や企業説明会では、求職者一人ひとりと直接コミュニケーションを取ることは難しいため、一方的な情報発信になりがちです。

そのため、企業が伝えたいことと求職者が求めていることが噛み合わないと、企業に自分がマッチしているのか判断できません。応募に至らないことや、選考に参加したものの要件に合っていなかった、といったことが起こる場合があるのです。

発信している情報が、より具体的に求めている人材を表しているのか、改めて見直してみる必要があるでしょう。

選考辞退・内定辞退が多い

選考の途中で辞退が多くみられる場合は、選考のステップを見直す必要があります。求職者は、面接や試験の合否を待っている間は緊張感が高くセンシティブな状態になっているため、なるべく求職者を不安にさせない配慮をしましょう。

また、選考の段階では、求職者は他の企業も並行して求職活動を行っている場合も多いため、「他の企業に先に内定をもらったから」といった理由で選考を辞退するケースもあります。求職者一人ひとりの状況に気を配りながらも、スムーズに選考を進めていくことが重要です。

早期離職が多い

早期離職を避けるためには、内定者へのアフターフォローや人材育成の施策も見直す必要があります。
企業と内定者の信頼関係が薄いと、内定を辞退される可能性が出てしまうでしょう。特に、新卒採用の場合は内定が出てから入社までの時間が長くなるため、こまめなフォローをすることが望ましいといえます。

適切なフォローによって信頼関係を築き、「企業の一員となってはたらくこと」への意識を高めてもらえるようにしましょう。

費用対効果が低い

費用対効果が低い場合、採用計画そのものを見直すべきです。採用活動を行うなかで、「採用率に対してかかっている費用が適切かどうか」に注意しましょう。

特に、何年も見直されていない固定化したパターンの採用活動を行っている場合、気づかないところでコストが余分にかかっている可能性もあります。定期的に費用対効果を確認することが望ましいでしょう。

採用プロセスの改善ポイント7つ

採用プロセスに課題を感じている企業は少なくありません。しかし、改善の方向性が不明瞭なまま施策を講じても効果は出づらいものです。本章では、実際に効果のある最適化ポイントを7つに絞って解説します。

それぞれについて詳しく解説します。

採用ターゲット・ペルソナの再定義

採用活動がうまくいかない要因の一つに、ターゲット像の曖昧さがあります。職種・スキル・性格・志向性といった観点から「どんな人材を採用したいのか」を明確に再定義することで、ミスマッチを防ぎやすくなります。社内のハイパフォーマーの特徴分析も有効な手段です。

カジュアル面談の導入

選考前に実施するカジュアル面談は、候補者と企業が相互理解を深める場として有効です。選考要素を排除することで、求職者の心理的ハードルが下がり、エントリー率・内定承諾率の向上に寄与します。近年は特にIT人材・若年層を対象とした採用活動で積極的に活用されています。

選考スピードの最適化

優秀な人材ほど複数社から声がかかるため、選考スピードが遅い企業は不利になります。書類選考・面接の日程調整・合否連絡を短縮し、最終判断までのリードタイムを意識的に短くすることが重要です。スピードは信頼感にも直結します。

フォローアップ施策の強化

内定通知後から入社までの期間に適切なフォローがないと、辞退やモチベーション低下を招きかねません。定期的な連絡、社内イベントへの招待、内定者同士のコミュニティ形成などを通じて、入社意欲を維持・向上させる取り組みが必要です。

採用管理システム（ATS）の活用

複数の候補者管理をエクセルで行うのは非効率です。ATS（Applicant Tracking System）を導入することで、情報管理、面接日程の調整、評価の共有がスムーズになり、属人化を防ぎ、業務負荷も軽減されます。小規模企業でも低コストで導入可能なツールが増えています。

採用ブランディングと情報発信の強化

候補者の多くは求人票だけでなく、企業のWebサイトやSNS、口コミサイトをチェックしています。企業理念やカルチャー、働く社員の声を発信することで、「ここで働きたい」と思わせる動機付けが可能になります。求職者目線のコンテンツ作成がカギです。

採用代行（RPO）の活用

採用活動の全体または一部を専門会社に委託する「RPO（Recruitment Process Outsourcing）」も、リソース不足の企業にとって有力な選択肢です。特に母集団形成・スカウト業務など、時間を要する業務を外部化することで、戦略的な採用活動に集中できるようになります。

採用プロセスについてよくある質問(FAQ)

最後に、採用プロセスについてよくある質問をまとめました。

採用プロセスの言い換えは？

「選考フロー」「採用活動の流れ」「人材獲得プロセス」などが採用プロセスの言い換えとして使われることがあります。文脈に応じて使い分けましょう。

採用フローを可視化するメリットは？

採用フローを可視化することで、選考のボトルネックや改善点を発見しやすくなり、関係者間での認識統一や業務効率の向上につながります。

採用の意思決定プロセスは？

採用の意思決定は、書類選考や面接評価をもとに、部門責任者・人事担当・経営陣など複数のステークホルダーが合意形成を行うプロセスが一般的です。

まとめ

今回は、「採用プロセス」をテーマに、その定義や基本ステップから採用プロセスを設けるメリット、さらには改善のための施策について解説しました。採用活動を成功させるためには、明確なプロセスを設け、継続的に改善していくことが重要です。

本記事を参考にして、採用プロセスの構築や改善に取り組み、より良い人材を確保できる採用活動を実現していただければ幸いです。

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